(目的)

第1条　この規程は、法令その他別に定めるものを除き、芸西村(以下「村」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、フィルム、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、村が保有しているもの(別表第1)をいう。

(文書事務取扱の原則)

第3条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、その事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書管理主幹課と職務)

第4条　総務課は文書管理主幹課として、文書管理全般における各課等の指導及び研修文書の受領及び配布、保存書庫の管理、各種簿冊目録、簿冊保存指示書、簿冊廃棄指示書の作成及び管理、文書管理システムの管理等を行う。

(文書取扱責任者及び文書取扱主任の職務)

第5条　各課等に文書事務の責任者として文書取扱責任者を置き、課長等がその職務に当たる。

(文書取扱主任会議)

第6条　総務課と各課等との間で定期的に意思の疎通を図る場として、文書取扱主任会議を設け、総務課及び文書取扱主任により必要に応じて開催する。

(文書管理のルールの変更)

第7条　文書管理に関わる諸ルールの変更は、文書の在り方及び業務形態の変更に合わせて行うものとする。

(文書取扱いの責任区分)

第8条　文書取扱いの責任区分は、特別な定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるとおりとする。

(帳票等)

第9条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別表第2のとおりとする。

(文書の庁外持出し)

第10条　文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する文書取扱責任者の許可を受けたときは、この限りでない。

(文字の文書記号及び文書番号)

第11条　文書には、文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第12条　条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。

(文書分類記号及び保存年限)

第13条　文書には、別表第3に定める種別及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第14条　事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、村長又は総務課長が認める軽易な文書その他文書の性質及び内容により押印を要しないものについては、この限りでない。

(公印の使用)

第15条　公印を押印するときは、文書管理システムにより申請し、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を保管する副村長に提示し、審査を受けなければならない。

(公印の刷込み)

第16条　公印は、刷り込むことができない。ただし、村印及び村長印は、当該公印を使用する証票で、これに当該公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、村長の承認を得て刷り込むことができる。

(文書取扱員)

第17条　総務課に文書取扱員を置く。文書取扱員は、課長が総務課職員のうちから指名する。

(到達文書の処理)

第18条　村庁舎に到達した文書及び郵便物等は、総務課において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。ただし、直接主管課等に到達した郵便物、電子メール等は、主管課等において処理することができる。

(収受文書の配布)

第19条　総務課で受け付けた文書は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより主管課等に配布しなければならない。この場合において、配布を受けた文書等の処理は、必要があれば主管課等にて文書管理システムへ収受登録を行うものとする。

(総務課以外で受領した文書の取扱い)

第20条　職員が出張先で直接受領した文書又は課等で直接受領した文書は、文書取扱員に回付して収受の手続きをとるものとする。また、配布先が不明な文書があるときは、直ちに文書取扱員に回付するものとする。

(定例的な文書の主管課での収受)

第21条　定例的な届出書、申請書又は一定帳票により、多数の者が直接主管課等に提出されるものは、第18条の規定にかかわらず、当該提出された文書を主管課等で直接収受し、処理簿(届出等で定めのあるものはその様式による。)に記載することができる。

(勤務時間外に到着した文書の取扱い)

第22条　勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、職員が勤務中のときは職員が収受し、それ以外のときは宿直者又は当直者が一旦収受し、その後速やかに文書取扱員に引き継がなければならない。

(返送文書の取扱い)

第23条　返送された文書は、第19条の規定に準じて処理するものとする。

(収受文書の即日配布)

第24条　第18条の規定により総務課で収受した文書は、当日中に配布するものとする。

(誤配文書の取扱い)

第25条　各課長は、配布を受けた文書中、主管に属さないものがあるときは、各課相互に転送することなく、直ちにその理由を付して、総務課に返さなければならない。

(収受文書の受付)

第26条　文書取扱員は、当該文書を受付文書及びその他の文書に区分し、受付文書は、受付印(様式第4号)を押し、第3項に定めるところにより処理しなければならない。ただし、刊行物その他これに類するものについては、この限りでない。

(通信回線の利用による収受)

第27条　文書取扱主任は、通信回線を通じて送信された文書については、所管に属するもののうち必要があると認められるものについて、文書管理システムに件名その他必要な事項を登録することにより事務担当者に引き継がなければならない。

(受付文書の処理)

第28条　受付文書で、他の課等に関係するものは、速やかにその旨を関係課に連絡し、又はその写しを送付しなければならない。

(一応供覧)

第29条　次に掲げる受付文書で、他の課等に関係するものは、速やかにその旨を関係課等に連絡し、又はその写しを送付しなければならない。

(供覧)

第30条　収受文書のうち、起案による処理を必要とせず、単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、文書管理システムにより上司の閲覧に供するものとする。ただし、これにより難いと主管課課長が認めた場合は、この限りでない。

(起案)

第31条　事案の意思決定に当たっては、文書管理システムに必要な事項を登録することにより電子起案にて行う。ただし、文書管理システムにて回議を行わない場合は、文書管理システムに件名等を登録した上で、回議書(様式第5号)を用いて、書面起案により行うことができる。

(電話による回答)

第32条　急を要する事案で、電話により回答を求められた場合は、その事案が重要なものでない限り、即時回答することができる。ただし、上司に報告する必要があると認められるものは、上司に報告しなければならない。

(機密を要する文書)

第33条　機密又は取扱いに注意を要する文書は、閲覧制限を設けて文書管理システムに登録し、厳正な管理に努めなければならない。

(回議)

第34条　回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。

(合議)

第35条　回議書で、他の課等に関係のあるものは、主管課長等の決裁を受けた後、関係課等に合議を得ることより決裁を受けるものとする。

(同時合議)

第36条　緊急に決定を要する事案で複雑なもの、又は合議課等が多い場合は、前条の規定にかかわらず、電子起案の進捗状況を文書管理システムにより把握することと併せて、必要に応じて起案文書を適切に回議し、又は関係課長等の会議をもって合議とすることができる。

(合議文書の取扱い)

第37条　合議を受けた事項について異議がないときは、承認し、直ちに回付しなければならない。

(回議書が廃案となった場合等の処理)

第38条　回議書が否決されたとき、合議されたときの趣旨と異なって決裁されたとき、又はその内容が加除補正されたときは、その理由を付して合議した関係課等に通知しなければならない。

(決裁)

第39条　決裁権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決)

第40条　芸西村事務決裁規程第6条の規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」の表示をして、代決者が決裁者に代わり決裁しなければならない。

(施行)

第41条　起案者は、当該事案が決定したとき、又は施行が完了したときは、文書管理システムに必要な事項を記録するものとする。

(印刷)

第42条　決裁文書の施行に当たり印刷を要するものは、主管課等においてこれを行うものとする。ただし、議案書として印刷するときは、総務課において一括行うものとする。

(公印の押印)

第43条　施行に用いる文書には、別に定めのある場合を除き、(芸西村公印規程(昭和40年規程第2号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については押印を省略することができる。

(電子印影印刷による公印使用の特例)

第44条　電子計算組織を利用して証明等の事務を行う場合において、特に必要があると認められるときは、電子計算組織に記録した公印の印影(以下「電子印影」という。)を印刷し、公印の押印に代えることができる。

(電子署名)

第45条　総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

(発送)

第46条　施行に用いる文書の発送は、通信情報処理システム(電子メール)による送信、使送、郵便による送付、信書便による送付、集配、ファクシミリ等に区分して行うものとする。

(完結文書の整理編集)

第47条　完結した文書は、主管課等において分類整理し、適正に保存管理しなければならない。

(文書の保存年限の区分)

第48条　文書の保存は、法令その他別に定めのあるものを除くほか、その保存年限の種別は、次のとおりとする。

(保管及び保存)

第49条　現年度、前年度、又は前々年度に生じた文書は、所管課等の執務室において保管し、それ以前に生じた文書は、執務上必要な文書及び機密を要する文書その他相当の理由のある文書である場合を除き、書庫に保存しなければならない。

(文書分類表)

第50条　各部署は、文書分類表の運用を補助するため、文書分類表に簿冊タイトルを加えた文書分類基準表を作成する。

(文書の引継ぎ及び置換え)

第51条　会計に関する文書は毎年5月末日までに、その他の文書は毎年3月末日までに編さんし、文書引継書(様式第7号)及び保管簿冊通知書(様式第8号)を作成し、総務課に提出をもって引継ぎを行うものとする。

(文書の保存)

第52条　主管課等は、文書をそれぞれの保存年限に従って保存期間が満了するまで保存するものとする。

(保存文書の利用)

第53条　保存文書の利用に際しては、次に掲げる方法により行うものとする。

(保存書庫の管理)

第54条　保存書庫の管理は、総務課において行うものとする。

(保存期間が満了したときの処置)

第55条　文書取扱責任者は、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、歴史公文書か否かを判断し、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

(保存期間の延長)

第56条　文書取扱責任者は、保存期間を必要に応じて延長することができる。

(廃棄)

第57条　文書取扱責任者は、保存期間が満了した簿冊について、保存期間が満了したときの措置に基づき、保存期間を延長し、又は廃棄しなければならない。

(管理の状況の報告)

第58条　総務課は、文書の管理状況について、毎年度、村長へ報告しなければならない

(研修の実施)

第59条　村長は、職員に対し、文書の管理を適正かつ効率的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。