○芸西村情報公開条例事務取扱要綱

平成15年3月25日

要綱第6号

(趣旨)

第1 この要綱は、別に定めがある場合のほか、芸西村情報公開条例(平成15年条例第1号。以下「条例」という。)に基づき、公文書の開示に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(主管課及び開示場所)

第2 公文書の開示に関する事務は総務課が主管(以下「主管課」という。)し、情報公開のための閲覧等は、庁舎事務室又は担当課等の指定した場所で行うものとする。

(主管課の庶掌事務)

第3 主管課(総務課)で行う情報公開に関する庶掌事務

1 公文書の開示請求の相談及び案内に関すること。

2 公文書開示請求書(以下「請求書」という。)の受付に関すること。

なお、請求書の受付は、芸西村文書取扱規程(平成15年規程第1号。以下「規程」という。)に基づき処理すること。

3 写しの交付に係る費用の徴収に関すること。

4 開示・不開示の決定に係る審査請求書の受付に関すること。

5 情報提供に関すること。

6 情報公開制度の案内に関すること。

7 審査請求事案の芸西村公文書開示審査会(以下「審査会」という。)への諮問に関すること。

(各課室及び機関で行う事務)

第4 各課室及び執行機関で行う事務

1 開示請求に係る公文書の検索に関すること。

2 請求書の受理に関すること。

3 開示請求に係る公文書の開示・不開示の決定及びその通知に関すること。

4 第三者に関する情報に係る意見聴取に関すること。

5 公益上の理由による公文書の開示の決定に関し、不利益を受ける第三者への通知に関すること。

6 公文書の開示の実施に関すること。

7 審査請求についての裁決及び通知に関すること。

8 情報提供に関すること。

(開示請求の手続)

第5 開示請求の受理手続

1 相談及び案内

(1) 主管課においては、請求の内容を把握し、開示請求又は情報提供のいずれで対応すべきかを確認し、各課室及び機関に連絡し対処するものとする。

(2) 請求に係る公文書が他の制度によって開示又は写しの交付の手続が定められている場合(第15条)は、その旨を請求者に説明して、該当課室及び機関へ引き継ぐものとする。

(3) 請求の内容により、資料、刊行物等情報提供で対応できる場合は、極力情報提供で対応するものとする。

なお、この場合は、条例による公文書の開示とはならないので、請求書の提出は不要である。

(4) 各課室及び執行機関において直接請求があった場合は、情報提供できる場合を除いて、規程に基づき処理するものとする。

2 請求書の受付等

(1) 開示請求の方法

情報提供を除き、開示請求は請求書に必要事項を記載し、総務課へ提出すること。郵送によるものは受理するが、電話又は口頭による請求は認めない。

(2) 請求権者の確認

請求権者の住所、氏名などは請求者の記載事項により確認するものとし、身分証明書等の提示は求めないものとする。

なお、代理人による請求も認めるが、委任状を徴するなどにより代理関係の確認を行う。

(3) 請求書の記載事項の確認、留意事項

ア 住所、氏名、電話番号欄

(ア) 押印の必要はないこと。

(イ) 代理人による請求の場合は、「市町村名、番地、請求者の氏名を記載」、次に「代理人、市町村名、番地、代理人氏名」が記載されていること。

イ 請求する公文書の件名又は内容

請求された公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

ウ 請求の目的

公文書を特定するための補足資料、部分開示をするときの請求の趣旨についての把握資料、統計資料等とするため、記載がない場合は、できるだけ記載を求めるものとする。

エ 開示の方法

該当番号が○で囲まれていること。

オ 開示請求は、原則として1件の公文書につき1枚の請求書で行う。ただし、同一の課室又は機関に同一人から複数の開示請求があった場合は、内容の関連する公文書等、合理的な範囲で1枚の請求によって行うことを認めるものとする。

(4) 請求書の補正

請求書に不備があれば、請求者に補正を求めるものとする。

この場合、補正された請求書を受理した日をもって決定期間の起算日とする。

(5) 公文書の特定

開示請求のあった公文書については、公文書目録等により検索し、又は公文書に係る事務を所管する各課室、機関(以下「担当課等」という。)と連絡を取って、当該公文書の有無を確認し、公文書を特定するものとする。

この場合、必要に応じて担当課等の職員の立会いを求め、迅速かつ正確な公文書の特定に努めるものとする。

なお、請求のあった公文書が不存在であることが明らかな場合には、請求者に対し、請求を受理できない旨を説明し、請求は受付けないものとする。

(6) 請求書の受付け

受付けは、主管課において規程に基づく取扱いを行い、写しを1部請求者に交付する。

(7) 郵送による請求の取扱い

請求書が郵送された場合は、必要事項を記載し、かつ公文書が特定できるものに限り受付けるものとする。

(8) 請求者への説明

請求書の受付けに当たっては、次の事項について、請求者に説明すること。

ア 公文書の開示・非開示の決定には、日時を要するので、請求書を受理した日から起算して15日以内に決定し、書面により通知すること。

また、やむを得ない理由があるときは、決定期間を延長することがあり、この場合も書面により通知すること。

イ 公文書の開示を実施する場合の日時及び場所は、決定通知書で指定すること。

ウ 公文書の写しの交付を行うときは、交付と引替えにその費用を現金で納付さすこと。

エ 請求書の受付け後に公文書が不存在であることが判明した場合には、請求書を受理できないこと。この場合は、当該請求書を受理できない理由を記載し、書面により通知すること。

(9) 受付け後の請求書の取扱い

情報公開主管課では、請求書の写しを保管するとともに、担当課等に請求書を回付すること。

3 請求書の受理等

(1) 請求書の受理

担当課等は、請求書の記載内容を確認するとともに、請求に係る公文書を特定したうえで請求書を受理する。

(2) 決定期間の起算日

主管課(総務課)で受付けた日をもって、請求書を受理した日として取扱う。

(3) 公文書が不存在の場合の取扱い

請求書の受付け後、請求に係る公文書が次のアからエのいずれかに該当することが明らかになった場合は、請求者に対し、当該請求書を受理できない旨を書面(様式第1号)により通知する。

なお、請求書の趣旨に沿った情報提供が可能なものについては、その旨を併せて通知する。

ア 請求に係る公文書が作成又は取得されてない場合

イ 請求に係る公文書が廃棄されている場合

ウ 請求に係る公文書が条例附則第2項に規定する公文書に該当しない場合

エ 請求に係る公文書が条例第2条第2項に規定する公文書に該当しない場合

第6 開示・不開示決定

1 開示・不開示決定の事務

(1) 内容の検討

担当課等は、開示請求のあった公文書に条例第6条各号のいずれかに該当する情報が記録されているかどうか、また、記録されている場合は、条例第6条ただし書に該当するかどうか、内容を検討するものとする。

また、請求のあった公文書に第三者に関する情報が記録されているときは、必要に応じ、当該第三者から意見を聴取するものとする。

(2) 協議

公文書の内容がいくつかの担当課等にまたがっているときは、必要に応じて関係課等に協議する。

(3) 公文書開示審査会への付議

開示・不開示の判断が困難なとき又は全庁的に共通する問題があり、調整の必要がある場合等は、公文書開示審査会に付議するものとする。

(4) 決定の決裁

ア 決裁区分は、担当課等の長の専決事項である。

イ 開示・不開示の決定に係る決裁の起案文書には、請求書、決定通知書、第三者情報に関する調査をした場合の調査書及び必要な場合には開示請求のあった公文書の写しを添付するものとする。

(5) 決定通知書の記載事項

ア 「公文書の件名」欄

当該公文書の件名を正確に記載すること。この場合、原則として1件の公文書につき、1通の決定通知書を作成するものとするが、決定の内容が同一のものは、1通の決定通知書に複数の公文書の件名を記載することができる。

イ 「開示の日時及び場所」欄

(ア) 開示の日時については、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、余裕のある日時を指定する。この場合、請求者と事前に電話等により連絡を取り、請求者の都合のよい日時を指定するよう努めること。

(イ) 条例第9条第5項の規定に基づき第三者から意見を聴取した場合、当該公文書を開示する期日は、原則として当該第三者に開示の決定を通知した日から第三者が救済の手続きをするために要する相当な期間(2週間)が経過する日以降とする。

なお、開示しなければならない公益上の緊急性があるときは、第三者の意見を聴取した結果、そのものの権利利害を害しないことが明らかな場合等には、この期間を設定しないことができる。

(ウ) 開示の場所は、原則として、庁舎事務室又は担当課等の指定した場所とすること。ただし、特別の理由がある場合は、開示の場所を変更することができる。

ウ 「開示しない理由」「公文書の一部を開示しない理由」欄

条例第6号各号の規定のいずれに該当するか及びその理由を具体的に記載すること。この場合、条例第6条各号の複数に該当するときは、各号ごとにその理由を記載すること。

なお、理由がなくなる期日をあらかじめ明示することができる場合は、「備考」欄にその期日を記載すること。

(6) 決定期間の延長

担当課等は、開示・不開示の決定期間を延長する場合は、決定期間延長通知書を請求者に送付するとともに、その写しを主管課へ送付するものとする。

(7) 決定の通知

担当課等は、開示・不開示の決定をしたときは、速やかに、決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを主管課へ送付するものとする。

2 第三者情報の取扱い

(1) 意見聴取の実施

担当課等は、開示請求のあった公文書に、個人、法人、国、県、市町村等の第三者に関する情報が記録されている場合において、当該情報が条例第6条各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかであるとき等、開示・不開示の判断が容易に行われる場合を除き、当該第三者の意見を聴取するものとする。

なお、1件の公文書に多数の第三者情報が記録されている場合は、必要な範囲で意見聴取を行うものとする。

(2) 聴取事項

聴取事項は、当該公文書が開示されることによる第三者の権利利害の侵害の有無、第三者の協力関係、信頼関係に対する影響の有無、その他必要な事項とする。

(3) 聴取の方法

意見聴取は、第三者に対して、当該第三者に関する情報が記録されている公文書に係る請求があったことを書面(様式第2号)により通知し、当該第三者から書面(様式第3号)で意見を求めることにより行うものとする。

この場合、回答は1週間以内に行うよう協力を求めるものとする。

(4) 第三者への通知

第三者情報について、意見聴取を行った後に開示・不開示の決定をした場合は、当該第三者に対し、書面(様式第4号)により通知するものとする。

第7 公文書の開示

1 公文書の開示の実施手続

(1) 日時及び場所

公文書の開示は、決定通知書により、あらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。

(2) 公文書の開示の準備

担当課等の職員は、開示の指定時刻までに、当該決定に係る公文書を開示の指定場所に持参するものとする。

(3) 開示決定の通知書の提示

公文書の開示を実施する際は、請求者に対して決定通知書の提示を求めるとともに、公文書の件名等の確認を行なうものとする。

(4) 公文書の開示の実施

公文書の開示は担当課等の職員が行い、必要に応じて公文書の内容について説明するものとする。

(5) 実施にあたっての注意事項

公文書の閲覧を実施するに当たっては、請求者が公文書を汚損し、又は破損することのないよう協力を求める。

また、請求者が公文書を汚損し、若しくは破損したとき、又はそのおそれがあると認められるときは、直ちに、当該公文書の閲覧を中止し、又は禁止することができる。

(6) 指定日以外の公文書の開示の実施

指定の日時に請求者が来庁できない場合は、担当課等は、請求者と相談のうえ、主管課と協議して、別の日時に公文書の開示を実施することができるものとする。この場合、改めて決定通知書は交付しない。

2 公文書の開示の方法

(1) 閲覧の方法

原則として公文書の原本(ただし、マイクロフィルムにあってはリーダープリンターにより複写したもの)を閲覧に供するものとするが、閲覧に供することにより、汚損又は破損されるおそれがあると認められるとき、日常業務に使用している台帳等を閲覧に供する場合で閲覧に供することにより業務に支障をきたすとき、又は部分開示の場合であって必要と認められるときは、原本を複写したものを閲覧に供するものとする。

部分開示の場合の閲覧については、おおむね次のとおり行なうものとする。

ア 開示部分と非開示部分とが用紙単位で分離できるとき。

不非開示部分を取り外して、開示部分のみを閲覧に供する。

イ 開示部分と不開示部分とが用紙単位で分離できないとき。

非開示部分を覆って複写したもの又は当該用紙を複写し不開示部分を塗りつぶしたものを更に複写したものを閲覧に供する。

なお、用紙単位で分離できないものには、契印の押印により取り外しができない場合を含む。

(2) 写しの交付の方法

公文書の写しの交付については、次のとおり行うものとする。

ア 公文書の写しの交付部数は、請求1件につき1部とする。

イ 公文書の写しの作成は、原則として日本工業規格A列3番までの用紙を用い、乾式複写機により行う。ただし、図画、地図、写真等、乾式複写機による複写では判読が困難なものについて、請求者から申出があった場合、その作成は外部に委託して行うこと。

ウ 請求者が郵送による公文書の写しの交付を希望するときは、事前に返信用切手の提出を求める。

3 費用の徴収事務

(1) 徴収方法

公文書の写しの交付に係る費用(以下「複写料」という。)の徴収事務は、主管課において行なうものとする。

ア 主管課において公文書の写しを交付するときは、現金により徴収する。

イ 郵送により公文書の写しを交付するときは、納入通知書兼領収書(財務規則様式第8号の1)により徴収する。

(ア) 担当課等は、請求者から写しの送付の依頼を受けたときは、納入通知書兼領収書の作成を主管課に依頼する。

(イ) 担当課等は、決定通知書とともに納入通知書兼領収書を請求者に送付する。

(ウ) 主管課は、複写料が納入されたことを確認したうえで、当該公文書の写しを請求者に送付する。

第8 審査請求があった場合の取扱い

1 審査請求書の受付

条例第12条の規定による審査請求は、主管課又は担当課等において受付けるものとする。

(1) 主管課に提出された場合

主管課において当該審査請求書を受付け、担当課等にその写しを送付する。

(2) 担当課等に提出された場合

審査請求があった場合には、担当課等において当該審査請求書を受付け、主管課へ送付し、その写しを保管する。

2 審査請求があった場合に担当課等における検討

担当課等は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づき、審査請求人が審査請求適格を有するか、審査請求が審査請求期間内に行われたものであるかなどについて審査し、審査請求が不適格であると認められるときは、当該審査請求の却下の裁決をし、裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに、裁決書を主管課に送付し、その写しを保管するものとする。

3 審査会への諮問

担当課等は、2の場合を除き、審査会に諮問するものとする。

(1) 諮問書の作成

担当課等は、次に掲げる事項を記載した諮問書を作成する。

ア 審査請求に係る決定の対象となった公文書の件名

イ 不開示又は部分開示とした理由

ウ その他必要な事項

(2) 諮問書の提出

担当課等は、諮問書に次に掲げる書類を添付して主管課に提出する。

ア 審査請求書(写し)

イ 公文書開示請求書(写し)

ウ 決定通知書(写し)

4 審査会の意見聴取等への対応

担当課等の職員は、条例第13条第7項の規定に基づき、決定に係る公文書等必要な書類の提出を求められた場合、又は審査会から説明若しくは意見を求められた場合は、これに応ずるものとする。

5 審査会の審議及び答申

審査会は、条例及び公文書開示審査会規則(平成15年規則第2号)の定めるところにより審議し、その結果を、主管課を通じ担当課等へ答申するものとする。

この場合、主管課は、その写しを担当課等へ送付するものとする。

6 審査請求に対する裁決

担当課等は、審査会から答申があったときは、速やかに当該審査請求に対する裁決をしなければならない。

なお、裁決に当たっては、主管課と協議するものとする。

(1) 審査請求を棄却する場合

担当課等は、審査請求について棄却の裁決をしたときは、裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに、裁決書を主管課に送付し、その写しを保管するものとする。

(2) 審査請求を容認する場合

審査請求が担当課等による決定に係るものである場合、担当課等は、審査請求について容認の裁決をしたときは、裁決書の謄本及び公文書を開示する決定通知書又は公文書を部分開示する決定通知書を審査請求人に送付するとともに、これらを主管課に送付し、これらの写しを保管するものとする。

(3) 審査請求裁決書の作成

ア 正本

正本は、村長印を押印するとともに、各葉ごとに割印を押印し、関係書類とともに主管課において整理編さんすること。

イ 謄本

謄本は、審査請求裁決書の本文の末尾の村長名を記入するにとどめ、公印は押印しないこと。ただし、謄本であることを証明する村長印は押印するものであるから留意すること。

ウ 謄本の送付

審査請求人に対して送付する場合は、裁決書謄本送付通知書(様式第5号)を付して書留郵便等により送付すること。

第9 検索資料の作成

1 検索資料の作成

(1) 公文書の検索資料として公文書目録を作成する。

(2) 公文書目録は、不開示事項に該当する情報が記録されている公文書であるかどうかにかかわらず、担当課等が管理する公文書(条例の対象となる公文書)のすべてについて作成する。

(3) 公文書目録の作成に当たっては、芸西村文書取扱規定(平成15年規程第1号)に基づく文書分類表を活用する。

2 検索資料の利用方法

主管課には、担当課等のすべての公文書目録を備え置き、自由に閲覧等の利用に供するとともに、随時、説明、相談に応ずる。

第10 実施状況の公表

実施状況の公表は、広報誌に登載することにより行うものとし、公表する事項は次のとおりとする。

(1) 公文書の開示の請求件数

(2) 公文書の開示、部分開示及び非開示の決定件数

(3) 審査請求の件数

(4) 審査請求の処理件数

(5) その他必要な事項

附 則

この要綱は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月22日要綱第5号)

(施行期日)

1 この要綱は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの要綱の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの要綱の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

3 この要綱の施行の際、第1条の規定による改正前の芸西村情報公開条例事務取扱要綱、第3条の規定による改正前の芸西村固定資産税に係る償還金交付要綱、第4条の規定による改正前の芸西村移動支援事業実施要綱、第5条の規定による改正前の芸西村更生訓練費給付事業実施要綱、第6条の規定による改正前の芸西村地域生活支援給付費の支給に関する要綱、第7条の規定による改正前の芸西村日常生活用具給付等事業実施要綱、第8条の規定による改正前の芸西村国民健康保険税滞納世帯に係る事務処理要綱及び第9条の規定による改正前の芸西村国民健康保険一部負担金の減免及び徴収猶予に関する取扱要綱に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

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芸西村情報公開条例事務取扱要綱

平成15年3月25日 要綱第6号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第3章 情報の公開・保護
沿革情報
平成15年3月25日 要綱第6号
平成28年3月22日 要綱第5号