○芸西村個人情報保護事務取扱要領

平成30年3月16日

要領第2号

第1 趣旨

第2 個人情報保護の窓口

第3 個人情報ファイル

第4 個人情報取扱事務の委託

第5 保有個人情報の開示に関する事務

第6 保有個人情報の訂正に関する事務

第7 保有個人情報の利用停止等に関する事務

第8 審査請求に関する事務

第9 苦情処理に関する事務

第10 芸西村情報公開・個人情報保護審査会

第11 実施状況の公表

第1 趣旨

芸西村個人情報保護条例(平成16年芸西村条例第1号。以下「条例」という。)に基づく個人情報の保護に関する事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところにより行うものとする。

第2 個人情報保護の窓口

1 窓口の設置

個人情報の保護に関する相談及び案内、保有個人情報の開示、訂正及び利用停止その他個人情報の保護に関する事務を行うための窓口は、総務課とする。

2 窓口で行う事務

窓口は、おおむね次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 個人情報ファイル及び特定個人情報ファイルの保有等に関する事前通知の受付け

(2) 個人情報ファイル簿及び特定個人情報ファイル簿の受付け及び公表に関すること。

(3) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求に係る相談及び案内に関すること。

(4) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止に係る請求書の受付けに関すること。

(5) 保有個人情報の開示の実施による閲覧及び写しの交付に関すること。

(6) 保有個人情報の開示の実施による写しの交付に要する費用の徴収に関すること。

(7) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求に対する決定に係る審査請求書の受付に関すること。

(8) 実施機関における個人情報の取扱いに関する苦情の申出の受付等に関すること。

3 主務課で行う事務

個人情報を取り扱う実施機関の担当の課(以下「主務課」という。)は、おおむね次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 個人情報ファイル及び特定個人情報ファイルの保有等に関する事前通知並びに個人情報ファイル簿の作成に関すること。

(2) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求に係る保有個人情報の検索及び特定に関すること。

(3) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求に係る保有個人情報の開示、訂正及び利用停止等をするかどうかの決定及びその通知に関すること。

(4) 保有個人情報の開示の請求に対する決定に際し行う第三者に係る意見の聴取及び決定結果の通知に関すること。

(5) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の実施に関すること。

(6) 保有個人情報の開示・訂正・利用停止決定に係る審査請求書の受付に関すること。

(7) 保有個人情報の開示・訂正・利用停止決定に係る審査請求事案の芸西村情報公開・個人情報保護審査会への諮問に関すること。

(8) 保有個人情報の開示・訂正・利用停止決定に係る審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

(9) 当該主務課に係る個人情報の取扱いに関する苦情の申出の受付、処理等に関すること。

第3 個人情報ファイル

1 個人情報ファイルの保有等に関する事前通知

条例第10条第1項に規定する個人情報ファイルの保有の事前通知は、各実施機関における主務課の長が、窓口に対し通知することにより行うものとする。この通知は、条例第1号様式(第11条関係)の書式を用いて行うものとする。したがって、その記載要領は、次項2を参照すること。

(1) その保有に関し事前通知を要する個人情報ファイル

その保有に関し、本項の事前通知を要する個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次の2種類に分かれている。

① 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報ファイル(コンピューターを用いてデータベース化された個人情報の集合物)

② ①以外のもので一定の事務の目的を達成するために、氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した個人情報ファイル(マニュアル(手作業)処理によるもので、例えば人名を五十音順に並べた紙の名簿など)

以上を、実務的観点から、例示すると、次のようなものが含まれる。

ア 個人情報が記録されている名簿、台帳、一覧表その他これらに類するもの(保育所園児名簿、災害発生時要支援者名簿等)

イ レセプト、各種相談カード等個人の識別項目等によって検索できるように一定の書式に個人情報が記録されているもの(診療報酬明細書ファイル等)

ウ 個人情報が記録されている申請書、届出書その他これらに類するもの(公の施設の利用許可申請書、補助金交付申請書等)

エ その他個人情報の収集に係る事務(村民無料法律相談の申込みの受付け等)

(2) 事前通知を要しない個人情報ファイル

一定の個人情報ファイルは、事前通知を要しないこととしている(条例第10条第2項)。これは、実施機関が保有する個人情報ファイルの中には、内部の雇用関係に関するもの等、その性質上、本来的に事前届出や公表になじまないもの、一過性のものや小規模のものなど個人の権利利益を侵害するおそれが少ないもの等があり、これらについて事前届出を義務付けることは、実施機関に過大な負担をもたらし、また、実益も期待できないことから、事前届出の対象外としたのである(詳細は、逐条解説を参照されたい。)

ただし、この条例では、このような事前届出の対象外となる個人情報ファイルについても、利用目的を制限し、目的外利用・提供を原則として禁止しているし、開示・訂正・利用停止請求の対象となる。

2 個人情報ファイル簿の作成及び公表

(1) 作成の単位

ア 原則的な単位

個人情報ファイル簿の作成の単位は、原則として、課の単位で個人情報を収集する目的に応じて設定する。

イ 単位に関する例外的取扱い

(ア) 同一事務の処理の過程において複数の課を経由する場合で、個人情報の処理記録が残らない経由課については、その事務に関して個人情報ファイル簿の作成は要しない。

(イ) 同一の事務を複数の課で処理するものについては、その業務を主として担当する課の業務として個人情報ファイル簿の作成をする。

(2) 記入要領

個人情報ファイル簿の主な項目の記入要領は、次のとおりとする。

ア 「個人情報取扱事務の区分」欄

個人情報取扱事務が複数の課に共通するものである場合には「□課共通」に、出先機関にも共通するものである場合には「□出先機関共通」に、当該課のみに関係するものである場合には「□固有」にレ点を入れる。

イ 「個人情報取扱事務を所管する組織の名称」欄

主務課としてファイル簿を作成する課の名称を記載する。その後、主務課が変更する等した場合には、変更年月日に記入の上、保有する課の名称を記載する。

ウ 「個人情報ファイルの名称」欄

当該個人情報ファイルの名称を記載する。例えば、保育所関係個人情報ファイル、ひとり親家庭就学援助関係ファイル等のように、そのファイルに記録される個人情報の内容を簡潔に表現したものとすること。

エ 「個人情報を収集する目的及び理由」欄

個人情報の収集をする事務の目的及び理由を記入する。例えば、「保育料の賦課徴収、保護者への連絡等」等と個人情報を利用して行う事務の概要を簡潔に、かつ、具体的に記載する。

オ 「個人情報を収集する根拠法令等」欄

個人情報取扱事務を根拠づける法令、条例又は要綱の名称を記載する。

カ 「個人情報の対象者の範囲」欄

個人情報ファイルに登録される個人情報の対象者の範囲を記入する(「保育所の利用承諾申請者及びその世帯に属する者」等)

キ 「個人情報の項目」欄

当該事務で取り扱う個人情報の内容について、該当するものがある場合は、該当する項目の□にレ印を記入する。「□(その他)」にレ印を記入した場合は、その内容を可能な限り具体的に記入する。

ク 「個人情報の収集先」欄

個人情報の収集先について、該当する項目の□にレ印を記入する。

(ア) 個人情報の収集先が本人の場合には、「□本人」にレ印を記入する。

(イ) 個人情報の収集先が本人以外の場合には、該当収集先の□にレ点を入れる。

「□その他」にレ印を記入する場合には、「( )」の欄に具体的な収集先を記入する。

ケ 「個人情報の目的外利用の有無」欄

保有個人情報の目的外利用をする場合には、「□有(条例第8条第2項)」にレ点を入れ、余白に具体的な事由を記載する。目的外利用をしない場合には、「□無」にレ点を入れる。

コ 「個人情報の目的外提供の有無及び提供先」欄

上記のケに準じて、該当箇所の□にレ点を入れる。

サ 「個人情報のオンライン結合の有無」欄

通信回線を用いた電子計算機の結合による個人情報の処理が行政サービスの向上や事務処理の効率化に大きく寄与する反面、個人情報へのアクセスが容易になるなど、その取扱いによっては個人の権利利益を侵害する可能性も大きいこと。そこで、自治体によっては、原則としてオンライン結合により保有個人情報を提供してはならないことを定めるとともに、一定の条件のもとに例外的にオンライン結合により個人情報を外部提供できるとしている。そして、一般に「オンライン結合」とは、実施機関の保有する個人情報を当該実施機関以外のものが随時入手し得る状態にする場合を指す。「随時入手し得る状態」とは、相手方が必要に応じていつでも実施機関の保有する個人情報を入手できる状態になっていることをいう。したがって、電子メール送信のように、実施機関が特定の時期に相手方にデータを電送するいわゆるデータ転送は、「オンライン結合」には当たらないものと認識されている。本条例では、上記のような規律を定めていないが、重要な事項であるので、ファイル簿には、オンライン結合の有無を明記させることとしたものである。

シ 「外部委託の有無及び内容」欄

本条例第6条第2項では、実施機関から個人情報の取扱いの委託を受けた者が受託した業務を行う場合も、実施機関と同様の個人情報の保護措置を講じなければならないとしている。また、その確保を期するため、実施機関は、業務委託を行うに際しては、業務委託契約書等に、適正管理、秘密の厳守等個人情報の保護についての必要な事項を明記し、受託者に対して個人情報の保護について義務を課することとしている。

住民にとっても、個人情報の処理の外部委託は関心事項であるので、ファイル簿に明記させることとした。外部委託をする場合には、「□有」にレ点を記入し、「委託内容」欄に具体的な委託内容を明記する。

3 個人情報ファイルの保有の廃止・個人情報ファイルの内容の変更

個人情報ファイルの保有をやめたときは、条例第10条第3項の通知をした上で、当該個人情報ファイル簿を閉鎖する。個人情報ファイルの内容を変更したときは、条例第10条第1項の通知をした上で、個人情報ファイル簿の記載内容を変更したシートを作成し、元のファイルと編綴し、又は変更内容が分かるように元シートに追加記録し、公表する。

4 特定個人情報ファイルの保有の事前通知及び特定個人情報ファイル簿の作成等

前記1~3に準じて、事務処理をする。

特定個人情報ファイル簿の主な記入要領は、次のとおりとする。

ア 特定個人情報ファイルの名称

当該ファイルの名称を記入する。例えば、介護資格ファイル、介護保険料賦課・徴収ファイル、介護受給者台帳ファイル、介護給付実績ファイル、介護特別徴収対象者情報ファイル、宛名情報ファイル、介護予防支援情報ファイル等の当該ファイルに付されるべき名称を付ける。

イ 実施機関の名称及び事務を所掌する組織の名称

主務課としてファイル簿を作成する課が属する実施機関の名称及び当該課の名称を記載する。

ウ 利用目的

特定個人情報保護評価書における事務の概要を記載すれば足りる。

エ 記録項目

当該事務で取り扱う個人情報の内容について、該当するものがある場合は、該当する項目の□にレ印を記入する。「□(その他)」にレ印を記入した場合は、その内容を可能な限り具体的に記入する。

オ 特定個人情報の収集方法

個人情報の収集先について、該当する項目の□にレ印を記入する。

(ア) 個人情報の収集先が本人の場合には、「□本人」にレ印を記入する。

(イ) 個人情報の収集先が本人以外の場合には、本人以外の□にレ点を入れる。

カ 要配慮個人情報関係

関係項目にレ点を記入する。

キ 恒常的な提供先

関係項目にレ点を記入する。

第4 個人情報取扱事務の委託

個人情報の取扱いを伴う事務又は事業の委託をする場合には、事前に窓口と協議をした上で、受託者に条例第6条第2項の義務を適切に履行させるために必要な措置として、業務委託契約書等に次に掲げる事項を記載するものとする。

(1) 秘密保持に関する事項

(2) 目的以外の利用及び第三者への提供の禁止に関する事項

(3) 事故発生時の報告義務に関する事項

(4) 再委託の禁止又は制限に関する事項

(5) 複写及び複製の禁止又は制限に関する事項

(6) 情報の管理方法の指定に関する事項

(7) 村の職員の立入調査に関する事項

(8) 契約違反の場合の措置に関する事項

(9) その他個人情報の保護に関する事項

第5 保有個人情報の開示に関する事務

1 相談及び案内

(1) 窓口の対応

ア 来訪者からの聴取

自己を本人とする保有個人情報の開示の請求に係る相談を受けた場合は、来訪者の知りたい情報について、その所在が検索できるように内容を具体的に聴き取るものとする。

イ 情報の内容に応じた対応の選択

窓口では、来訪者の知りたい情報の内容により、次のいずれの方法により対応するのが適当か判断するものとする。

(ア) 条例に基づく保有個人情報の開示請求

2の「開示請求書の受付」に定めるとおり対応するものとする。

(イ) 法令等の規定による保有個人情報の開示

他の法令等の規定により、条例第24条第1項と同一の方法で開示することとされている場合(開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、本条例による開示を行わないこととしているので(第25条第1項)、その旨を来訪者に説明し、関係機関へ案内するものとする。

(ウ) 情報提供

請求の内容が、刊行物、資料等により十分対応できるときは、情報提供により処理するものとする。

ウ 開示の規定を適用しないもの

条例第46条の規定により次に掲げる情報については、開示制度が適用されないので、相談があれば、その旨を説明するものとする。

(ア) 刑事事件若しくは少年の保護事件に係る裁判、検察官、検察事務官若しくは司法警察職員が行う処分、刑若しくは保護処分の執行、更生緊急保護又は恩赦に係る保有個人情報(当該裁判、処分若しくは執行を受けた者、更生緊急保護の申出をした者又は恩赦の上申があった者に係るものに限る。)

(イ) 保有個人情報(芸西村情報公開条例第6条に規定する不開示情報を専ら記録する公文書に記録されているものに限る。)のうち、まだ分類その他の整理が行われていないもので、同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるためその中から特定の保有個人情報を検索することが著しく困難であるもの

(2) 主務課の対応

主務課に直接請求があったときは、当該主務課において情報提供や他の制度で対応できる場合を除いて、窓口へ案内するものとする。この場合において、主務課は、保有個人情報の開示請求であれば当該保有個人情報の有無について確認しておくものとする。この際、存否応答拒否情報(第17条)について存否を示唆するような対応をしないように留意すること。

2 開示請求書の受付

(1) 保有個人情報の確認等

窓口では、請求の内容を確認した後、個人情報ファイル簿等により主務課と連絡をとり、請求に係る保有個人情報の存否の確認や保有個人情報の特定に努めるものとする。この場合において、主務課の職員が直接請求者と応対し、又は電話により請求の内容の把握をするものとする。なお、特定した保有個人情報が複数の関係課等に所在するときは、原則として当該保有個人情報に係る事務事業を主管する課等を当該保有個人情報の開示に関する主務課とする。

(2) 請求の方法

保有個人情報の開示請求は、「個人情報開示請求書」(条例第2号様式)により行うものとする。したがって、電話又は口頭による請求は認めないものとする。又はファクシミリ又は電子メールによる開示請求についても認めないものとする。なお、個人情報開示請求書の郵送による開示請求は認めるが、本人に電話連絡をする等して、本人の意思に基づく開示請求であることの確認を厳格に行う。

(3) 本人等であることの確認

ア 本人による開示請求の場合

(ア) 開示請求をしようとする者に対しては、次に掲げる本人であることを示す書類の提示又は提出を求めて、当該請求をしようとする者が本人であることを確認するものとする。なお、写真が貼付されていない書類にあっては、複数の書類の提示又は提出を求めて確認するものとする。ただし、やむを得ない理由により、請求者が1種類の書類しか提示又は提出をすることができない場合には、主務課等において承知している本人に関する情報であって当該書類に記載のないもの(家族の状況等)を請求者から聴取するなどの方法により、本人の確認を確実に行うものとする。

・運転免許証

・旅券

・個人番号カード

・健康保険、国民健康保険又は船員保険の被保険者証

・共済組合員証

・国民年金手帳、厚生年金手帳

・国民年金、厚生年金又は船員保険に係る年金証書

・共済年金又は恩給等の証書

・印鑑登録証明書及び登録している印鑑

・狩猟・空気銃所持許可証

・身体障害者手帳・精神障害者保健福祉手帳

・戦傷病者手帳

・宅地建物取引主任者証

・電気工事士免状

・無線従事者免許証

・船員手帳

・海技免状

・住民基本台帳カード

・官公庁が発行する証明書等で本人であることが確認できるもの(戸籍謄本や住民票の写し等本人以外の者も取得できる書類を除く。)

・その他本人であることを証する書類として認めるもの

(イ) 婚姻等により開示請求をしようとする者の氏名が開示請求に係る保有個人情報の本人の氏名と異なっている場合には、戸籍謄本等その者の氏名を示す書類のほかに旧姓等を示す書類の提示又は提出を求めるなどして、その者が開示請求に係る保有個人情報の本人であることを確認するものとする。

(ウ) 本人確認に当たっては、原則として、本人であることを示す書類の原本の提示又は提出を求めるものとする。

イ 法定代理人による開示請求の場合

未成年者又は成年被後見人の法定代理人から開示請求があった場合は、アにより法定代理人本人であるかどうかの確認を行うとともに、開示請求に係る保有個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び開示請求をしようとする者が本人の親権者、未成年後見人又は成年後見人であることを確認するため、次に掲げるいずれかの書類の提示又は提出を求めるものとする。

・戸籍謄本

・戸籍抄本

・住民票の写し

・成年後見に係る登記事項証明書

・成年後見開始の審判書

・その他法定代理関係を示す書類

ウ 保有特定個人情報の任意代理人による開示請求については、アにより任意代理人本人であることの確認をするとともに、保有特定個人情報の本人から任意代理人に対する委任関係を証明する委任状(委任事項として保有個人情報の開示請求及びその実施を受けることが記載されていることを要する(開示の実施は本人が受ける場合は、委任事項として保有個人情報の開示請求が記載されていれば足りる。)。)の提示を受け、同意を得て、その写しを保存すること。

エ 死者に関する保有個人情報に係る開示請求の場合における請求要件等の確認

死者に関する個人情報であっても、次に掲げる場合にあっては、死者の遺族本人の個人情報として取り扱い、開示請求の対象として認めるものとする。

(ア) 死者である被相続人から相続した財産に関する情報についての開示請求の場合

本人であることを示す書類のほか、請求の内容が当該相続財産に係るものであることを示す書類に加え、a及びbそれぞれの請求要件の有無について以下のいずれかの書類により確認するものとする。

a 死者の財産が請求者に帰属していることの確認

・不動産登記簿、契約書など当該財産が請求者に帰属することを証明する書類

・遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)

・遺産分割協議書

・その他請求者が当該財産を相続したことを証明する書類

b 請求者が相続人であることの確認

・被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本又は除籍謄本

・その他請求者が相続人であることを証明する書類

(イ) 死者である被相続人から相続した不法行為による損害賠償請求権等に関する情報についての開示請求の場合

本人であることを示す書類のほか、請求の内容が当該損害賠償請求権に係るものであることを示す書類に加え、aからcまでのそれぞれの請求要件の有無について以下のいずれかの書類により確認するものとする。

a 死者が損害賠償請求権等を取得していたことの確認

・示談書

・和解書

・確定判決書

・その他死者が損害賠償請求権等を取得していたことを証明する書類

b 請求者が損害賠償請求権等を相続したことの確認

・遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)

・遺産分割協議書

・その他請求者が当該損害賠償請求権等を相続したことを証明する書類

c 請求者が相続人であることの確認

・被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本

・その他請求者が相続人であることを証明する書類

(ウ) 近親者固有の慰謝料請求権や遺贈など、死者の死に起因して、相続以外の原因により請求者が取得した権利義務に関する情報についての開示請求の場合

本人であることを示す書類のほか、請求の内容が当該権利義務に係るものであることを示す書類に加え、以下のいずれかの書類により請求要件の有無について確認するものとする。

・示談書

・和解書

・裁判所の確定判決書

・その他請求者が当該権利義務を取得したことを証明する書類

・遺贈により請求者が取得した権利義務であることを証明する遺言等

(エ) 当該死者の配偶者(届出をしていないが、事実上婚姻関係と同様の事情にあった者)及び二親等以外の血族であることに基づく開示請求(条例第12条第3項第1号)

本人確認書類のほか、配偶者又は当該血族であることを示す戸籍謄本等。事実上婚姻関係と同様の事情にあったとは、いわゆる内縁関係をいう。住民票、当該家庭に当てられた書簡、家族写真、本人・関係者の陳述書等により認定する。

(オ) 死亡した時点において未成年であった自分の子に関する情報についての開示請求の場合(条例第12条第3項第2号)

本人であることを示す書類のほか、未成年で死亡した子の親権者であったことを、次のいずれかの書類により確認するものとする。

・戸籍謄本

・その他未成年で死亡した子の親権者であったことを証明する書類

オ 提示書類の確認

書類の提示又は提出により本人又はその代理人の確認を行った場合は、開示請求書の「本人等の確認」欄該当する□にレ印を記入し、「□ その他」に該当する場合は、( )内に確認した書類の名称を記載する。なお、確認を行った証拠として、請求者の同意を得た上で、運転免許証の番号等、確認を行った書類に表示されている記号、番号等を当該請求書の下欄部分に記載しておくものとする。ただし、個人識別が可能な記号、番号等の表示がない場合等において、必要があると認めるときは、請求者の同意を得た上で、当該書類の写しをとり当該請求書に添付するものとする。

(4) 個人情報開示請求書の記載事項の審査

個人情報開示請求書の記載事項に記載漏れ、誤り、不明確な点がないかのチェックを次の点に注意しながら行い、不十分な点があれば補正を求める。

ア 「(実施機関の長)様」欄

保有個人情報の開示請求をする実施機関名が記載されていること。

イ 請求者の「住所」欄

請求者が保有個人情報の本人又はその法定代理人(保有特定個人情報にあっては、任意代理人による開示請求も可能であるから、法定代理人又は任意代理人。以下、これらを包括して「代理人」という。)であるかどうかの確認や決定通知書の送付先を特定するため正確に記載されているか確認する。なお、請求者である代理人が法人である場合には、当該法人の主たる事業所の所在地が記載されているか確認する。

ウ 「氏名」欄

請求者の氏名を記載するものであるが、請求者である代理人が法人の場合は、当該法人の名称及び代表者の氏名が記載されていること。

エ 押印は、不要である。

オ 「電話番号」欄

請求者への連絡の必要が生じたときに、迅速かつ確実に連絡できるよう記載されているか確認する。

カ 「開示請求に係る個人情報の内容」欄

開示請求の対象である保有個人情報が特定できる程度に具体的に記載されているか確認する。

キ 「代理人が開示の請求をする場合における本人の状況」欄

本人の住所、本人の氏名欄が記載されていること、本人の区分において「□未成年者」、「□成年被後見人の法定代理人」、「□本人による委任」のいずれかにレ点が入っていることを確認する。未成年者については、生年月日の欄の記入を確認する。

ク 「芸西村個人情報保護条例第12条第3項の規定に基づき開示の請求をする場合における本人との関係」欄

該当箇所の□にレ点が入っていることを確認する。

ケ 「開示の方法」欄

保有個人情報の「1 閲覧」、「2 写しの交付」の区別にチェックが入っているかを確認する。

コ 未成年者本人による開示請求

未成年者本人による開示請求も適法である。ただし、次のような場合には、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを指導する。

・中学生以下の場合であって、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

・公文書の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。

(5) 開示請求書の補正

ア 開示請求書の記載内容等に形式上の不備があれば、受付の時点で請求者に対して補正を求めるものとするが、その場で補正できない場合は、相当の期間を定めて当該請求書の写しを添付した「補正依頼書」(様式第1号)により補正を求めるものとする。この場合においては、請求者に対して補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。

ただし、補正依頼書により補正を求めたにもかかわらず、補正に応じない場合は、不適法な開示請求として不開示決定を行うものとする。

イ 郵送による開示請求の場合などでその場で補正できない場合であって、かつ、その補正の内容が軽微なときは、電話連絡等により本人の了解を得て必要な訂正又は補筆を行うことができる。

(6) 個人情報開示請求書の受付

個人情報開示請求書の記載事項を審査し、適当と認めるときは当該請求書を受け付け、当該請求書に収受番号及び収受年月日ならびに「担当課等」欄に主務課名を記入し、控えを請求者へ渡す。

(7) 開示請求者に対する説明

開示請求書を受け付けた際、次の事項を説明し、理解が得られるよう努める。

ア 受付と開示の実施の時間的ずれ

保有個人情報の開示は、開示等の決定に日数を要するため、原則として、受付と同時に行うことはできないこと。

イ 開示決定等をするまでの期間について

決定には一定の期間を要すること(原則として開示請求があった日の翌日から起算して15日(保有特定個人情報にあっては30日。ウにおいて同じ。)以内に行い、結果は、速やかに通知すること)

ウ 決定期間の延長

事務処理上の困難その他正当な理由があるときは決定までに15日を超える場合があり、その場合は理由を明示した個人情報開示決定期間延長通知書(条例第7号様式)により通知すること。

エ 決定通知について

開示決定等は書面(個人情報開示決定通知書(条例第3号様式)、個人情報部分開示決定通知書(条例第4号様式)又は個人情報不開示決定通知書(条例第5号様式))により通知すること。開示を実施する場合の日時・場所等は、開示等の決定を通知する書面で指定すること。

オ 費用負担について

写しの交付を請求した場合については、写しの交付に要する費用は、請求者の負担となること。その写しの郵送等を希望する場合には、郵送等に要する費用も併せて請求者が負担すること。

カ 未成年者本人の意思確認について

未成年者の法定代理人からの開示請求にあっては、後日、開示についての本人の意思を確認する場合があること。

キ 代理人の資格について

法定代理人による開示請求の場合において、保有個人情報の開示決定等の通知を受ける前又は保有個人情報の開示を受ける前に法定代理人の資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。

保有特定個人情報の本人の任意代理人による開示請求の場合において、開示決定等の通知を受ける前又は保有特定個人情報の開示を受ける前に委任関係が解消したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。

(8) 開示請求に係る保有個人情報が不存在の場合の取扱い

窓口において開示請求に係る保有個人情報の特定を行った結果、当該保有個人情報が存在しないことが判明した場合は、請求者に対し、当該保有個人情報が存在しないことを説明する。この場合において、請求者がなお開示請求を維持する場合は、条例第18条第2項第4号の規定により個人情報不開示決定通知書(条例第6号様式)により当該保有個人情報が存在しないことを理由として、不開示決定をした旨の通知をすることを説明する。

(9) 開示請求に係る保有個人情報の存否を明らかにできない場合の取扱い

窓口において開示請求に係る保有個人情報の特定を行った結果、当該保有個人情報が存在するか否かを明らかにできないことが判明した場合は、請求者に対し当該保有個人情報の存否を明らかにできない旨を説明する。この場合において、請求者がなお請求を求める場合は、条例第17条条例第18条第2項第3号の規定により個人情報不開示決定通知書(第5号様式)により、存否応答拒否を理由として、不開示決定をした旨の通知をすることを説明する。

(10) 開示請求書の送付

開示請求書を受け付けた窓口においては、速やかに当該請求書の原本を主務課へ送付するとともに、その写しを保管するものとする。

主務課は、当該請求書の原本に受付印を押印し、収受件名簿に必要事項を記入の上、受理するものとする。

(11) 郵送による開示請求

郵送により開示請求書が提出された場合は、(3)に定めるア及びイに掲げる書類又はその写しを提出してもらい、本人又はその代理人であることを確認する。更に、本人等に電話等で開示請求の意思の確認を行うなど、厳格に対応するものとする。

3 事案の移送

(1) 移送の協議

開示請求の対象である保有個人情報が他の実施機関から提供されたものであるなど、他の実施機関がその開示決定等を行うほうが迅速かつ適切な処理が行われると思われる場合は、条例第21条の規定により当該他の実施機関と事案の移送について協議するものとする。

(2) 移送の決定に係る通知

事案の移送の協議が整ったときは、移送をする実施機関は遅滞なく移送先の実施機関に対し、開示請求・訂正請求・利用停止請求事案移送書(様式第2号)に当該事案に係る開示請求書及び関係書類を添付して送付するとともに、請求者に対して、「個人情報移送通知書」(条例第9号様式)により通知するものとする。この場合においては、当該通知書の写しを窓口に送付するものとする。

(3) 移送に関する注意事項

ア 移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされるとともに、条例第19条に規定する期間は、当初の移送をした実施機関に請求があった日から進行する。

イ 移送をした実施機関は、移送を受けた実施機関に対し、開示の実施に必要な協力をしなければならない。

4 開示・不開示の決定等

(1) 開示・不開示の検討

主務課は、開示請求のあった保有個人情報に、条例第14条各号に規定する不開示情報のいずれかに該当する情報が記録されているかどうかの検討をするものとする。

(2) 窓口との事前協議

開示決定等に当たり、統一的な運用を図るため、原則として窓口と事前に協議するものとする。

(3) 関係機関等の意見聴取

開示請求のあった保有個人情報が、当該実施機関以外の実施機関又は国、独立行政法人等、地方公共団体から取得した場合及び当該保有個人情報にこれらの機関等に関係する情報が含まれている場合には、必要に応じて、当該機関等の意見を適切な方法で聴取するものとする。

(4) 第三者に対する意見書提出の機会の付与

ア 機会の付与

開示請求のあった保有個人情報に、国、独立行政法人等、地方公共団体及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、必要に応じて、当該第三者が意見書を提出する機会を付与するものとする。なお、第三者に関する情報が次の(ア)又は(イ)のいずれかに該当するときは、当該第三者に意見書の提出をする機会を必ず与えなければならない(これを、必要的意見照会という。)

(ア) 当該第三者に関する情報が条例第14条第2号ロ又は同条第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき(公益的開示)

(イ) 当該第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を条例第16条の規定(裁量的開示)により開示しようとするとき。

イ 機会の付与の方法

主務課は、意見照会をする第三者に対して、「第三者の個人情報に関する意見書の提出について」(必要的意見照会の場合には条例第11号様式によるものとし、それ以外の意見聴取の場合には条例第10号様式によるものとする。)により通知するものとする。

(5) 未成年者の法定代理人から開示請求があった場合の取扱い

ア 本人が満15歳以上である場合

保有個人情報の内容等から、当該開示請求に関し未成年者と法定代理人の間に利益相反状況があること又はないことが明らかである場合を除き、本人の意思を確認するものとする。未成年者本人が開示に反対である場合には、第14条第1号該当による不開示を検討する。本人が開示に同意した場合には、他の不開示情報該当性を検討する。

イ 本人が満15歳未満である場合

特に必要があると認めるときに限り、アと同様に、本人の意思を確認するものとする。

ウ 回答がなかった場合の取扱い

意思確認を実施したが本人から回答がなかった場合であっても、必ずしも本人が開示に同意しているとは限らないので、保有個人情報の内容等を慎重に検討する。

(6) 開示・不開示の決定の通知

ア 開示決定等をしたときは、次により請求者に通知するとともに、当該通知書の写しを窓口へ送付するものとする。

(ア) 全部を開示する旨の決定「個人情報開示決定通知書」(条例第3号様式)

(イ) 一部を開示する旨の決定「個人情報部分開示決定通知書」(条例第4号様式)

(ウ) 次に掲げる場合に該当することによる開示しない旨の決定「保有個人情報不開示決定通知書」(条例第5号様式)

a 条例第14条各号の不開示情報に該当し、全部を開示しない場合

b 条例第17条に該当し、保有個人情報の存否を明らかにすることができない場合

c 条例の適用除外規定(条例第46条)により請求の対象外である場合

d 開示請求に形式的な不備がある場合で補正に応じない等請求が不適法である場合

e その他(権利濫用に関する一般法理を適用する場合)

(エ) 個人情報が存在しないため開示しない旨の決定通知「保有個人情報不開示決定通知書」(条例第6号様式)

イ 保有個人情報の開示又は部分開示の決定を行う場合における開示の日時は、請求者に対して、あらかじめ電話等により希望を確認する等、できるだけ当該請求者の利便を考慮して決定するものとする。

ウ 保有個人情報の一部開示又は不開示の決定を行う場合は、当該決定通知書に当該保有個人情報が条例第14条各号の不開示情報のいずれに該当するか、条例第17条の存否応答拒否をするかなど、またその理由についてできるだけ具体的に記載するものとする。また、決定の時点では条例第14条各号の不開示情報に該当し、又は第17条の存否応答拒否をするが、将来開示できない理由がなくなり、「不開示決定の理由がなくなる時期」をあらかじめ明示できる場合は、その期日を当該決定通知書に記載するものとする(条例第18条第2項後段)。なお、開示請求者には、これは、開示しない理由がなくなる時期に開示する趣旨ではなく、改めて、開示請求をすることが必要であることを教示すること。

(7) 第三者に対する通知

(4)により第三者から開示に反対の意思を表示した意見書の提出があった場合において、開示決定をするときは、開示決定後直ちに当該第三者に対し、「第三者の個人情報に関する開示の決定について」(条例第12号様式)により通知するものとする。この場合において、開示決定の日と開示を実施する日との間には少なくとも14日間を置かなければならない(条例第23条第3項)

5 開示決定等の期限等

(1) 開示決定等の期限

開示請求書が提出された日の翌日から起算して15日(保有特定個人情報にあっては、30日。以下(2)までにおいて、同じ。)以内に行うものであるが、できるだけ早期に決定するよう努めるものとする。なお、期間の計算については、窓口において開示請求書を受け付けた日が条例第19条第1項に規定する「開示請求があった日」となり、その翌日が15日の期間の起算日となる(初日不算入の原則)。また、15日目が芸西村の休日を定める条例((平成2年芸西村条例第13号)第1条第1項に規定する村の休日のときは、その日の翌日をもって満了日となる(同条例第2条)

(2) 開示決定等の期間の延長

次に掲げるような事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合は、「個人情報開示決定期間延長通知書」(条例第7号様式)により、遅滞なく、その写しを窓口へ送付するものとする。この場合、延長できる期間は、当初の請求日から起算して60日以内であることに注意するものとする。

なお、本通知は、原則として請求があった日の翌日から起算して15日以内に請求者に通知するようにする。

ア 条例第23条第1項又は第2項の規定により第三者に意見書の提出の機会を付与するため、15日以内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

イ 開示請求のあった保有個人情報が大量であり、又はその内容が複雑であるため、15日以内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

ウ 年末年始等の公務を行わない期間が相当日数含まれているため、15日以内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

エ 災害等の発生、予測しがたい突発的な業務の増大等のため、15日以内に開示決定等を行うことが困難であるとき。

(3) 開示決定等の期限の特例

開示請求に係る保有個人情報が著しく大量で、請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることが困難な場合は、開示請求に係る保有個人情報のうち相当の部分について60日以内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等を行うことができるが、この規定を適用する場合は、主務課は、請求があった日の翌日から起算して15日以内に「個人情報開示決定期間延長(特例)通知書」(条例第8号様式)により、請求者に通知するものとする。また、その写しを窓口へ送付するものとする。なお、(2)の「開示決定等の期間の延長」を行った場合には、更に期限の特例を適用することはできない。

6 開示の実施

(1) 開示の日時及び場所

保有個人情報の開示は、「個人情報開示決定通知書」又は「個人情報部分開示決定通知書」によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施するものとする。開示の場所は、窓口とする。

(2) 指定した日時以外の開示の実施

個人情報の開示の決定を受けた者から、指定された日時に閲覧等ができない旨の申出があったときは、主務課は、改めて、日時を指定するものとする。

この場合には、改めて開示の決定に係る通知書を送付することを要しない。

(3) 請求者本人の確認

保有個人情報の開示を実施する際の本人又はその代理人であることの確認は、「個人情報開示決定通知書」又は「個人情報部分開示決定通知書」の提示を求めるとともに、前記2―(3)に定める「本人等であることの確認」の場合と同様の方法により行うものとする。

(4) 開示の実施方法

開示に際しては、原則として主務課の職員が、開示を受ける者に個人情報の内容について説明するものとする。また、窓口の職員が立ち会うものとする。

(5) 部分開示の実施方法

開示の実施に係る保有個人情報に条例第14条各号の不開示情報に該当し、開示しないものとする情報が含まれている場合において、これらの情報を容易に分離できるときは、当該部分を除いた部分を開示するものとし、その方法は次によるものとする。

ア 文書、図画、写真及び電磁的記録を用紙に出力したものの場合

(ア) 不開示情報が記録されている部分とその他の部分とが別のページに記録されている場合

a 不開示情報が記録されているページを取りはずす。

b aによりがたいときは、

(a) 不開示情報が記録されているページに袋をかけ、封かんする。

(b) 不開示情報が記録されているページを除いて複写し、複写物を閲覧等に供する。

(イ) 不開示情報が記録されている部分とその他の部分とが同一のページに記録されている場合

a 開示請求に係る保有個人情報全体を複写し、不開示情報が記録されている部分を黒インク等で消し、それを更に複写する。

b 不開示情報が記録されている部分を遮へいして、複写する。

イ 電磁的記録の場合

(ア) 不開示情報が記録されている部分とその他の部分とが別の記録媒体(テープ、ディスク等の単位をいう。)に記録されている場合又は同一の記録媒体に記録されている場合であっても、別のファイルとして区分して記録されている場合

a 不開示情報が記録されている記録媒体又はファイルを除き、視聴等に供する。

b 不開示情報が記録されている記録媒体又はファイルについても、下記(イ)による対応が可能な場合は、それによる。

(イ) 不開示情報が記録されている部分とその他の部分とが同一の記録媒体又はファイルに記録されている場合

不開示情報が記録されている部分とその他の部分とが容易に区別でき、不開示情報の部分を記号(*等)に置き換え、又は削除等をする処理が技術的に可能で、かつ、容易な場合は、当該処理を行い、できる限りの部分を視聴等に供する。この場合、置き換え又は削除等の処理は、当該保有個人情報(電磁的記録)を複写したもので行うことにする。

(6) 写しの交付等

ア 保有個人情報の閲覧等の後、写しの交付の申出があった場合の対応

開示請求書の「開示の方法」欄に写しの交付の記載がない場合であって、開示の当日において保有個人情報が記録された公文書の写しの交付を求められた場合は、法令等に違反しないことを確認の上、開示請求書の訂正を求めて、写しの交付をして差し支えないものとする。なお、このような場合に円滑に対応できるように主務課は、開示決定を行うに当たり、常に写しの交付の可否についても決裁をとっておくものとする。

イ 文書、図画、写真又は用紙に出力することができる電磁的記録の写しの作成

当該保有個人情報を日本工業規格A列3番(以下「A3判」という。)、同規格B列4番(以下「B4判」という。)又は同規格A列4番(以下「A4判」という。)の用紙に複写するものとする。写しの作成は、原則として原寸により行うが、請求者の求めがあり複写作業に著しい支障を来さないと認めたときは、A3判、B4判又はA4判のいずれかに縮小し、又は拡大することができるものとする。ただし、複数ページの文書を合成して(見開きページの場合を除く。)1枚の写しとして作成することはしない。

ウ マイクロフィルムの写しの作成

マイクロフィルムの写しは、専用機を用いA4判の用紙に印刷したものとする。

エ 録音テープ又は録音ディスクの写しの作成

録音カセットテープに複写するものとする。

オ ビデオテープ又はビデオディスクの写しの作成

ビデオカセットテープに複写するものとする。

カ コンピュータに係る電磁的記録の写しの作成

現に保有する機器及びプログラム等により行うことができる場合は、フラッシュメモリー、ディスク等に複写するものとする。

(7) 郵送による写しの交付

ア 郵送による写しの交付については、本人等に対し、電話等で、郵送による写しの交付について意思の確認を行う。

イ 郵送先は、開示請求書に記載された住所に郵送する旨を、アの意思確認を行うときに説明するものとする。

ウ 郵送方法は、親展扱いで送付して行うが、家族等が開封することも想定されるので、開示請求者にあらかじめ本人限定郵便による方法を選択できる旨を伝えるものとする。郵送に係る費用は開示請求者の負担とし、写しの作成に要する費用及び郵送の費用が納付された後に郵送するものとする。

(8) 費用の徴収

条例第26条に規定する保有個人情報の写しの交付に要する費用(写しの作成及び郵送費用)及びその徴収方法等は、次のとおりとする。ただし、外部委託によらなければ複写できないものについては、当該委託契約に定める額とする。

ア 写し等の作成費用

区分

単位

金額

複写機による写し(白黒で、日本工業規格A列3番の大きさまでのものに限る。)

1枚

20円

複写機による写し以外のもので、外部に委託等して作成したもの。

1枚

当該写しの作成に要した金額(実費とする。)

※ 用紙の両面に印刷して写しを作成する場合は、片面を1枚として計算する。

イ 写しの送付に要する費用は、郵送実費相当額とする。

ウ 徴収の方法

(ア) 写しの交付に要する費用は、現金(写しの送付に要する費用については、郵便切手の納付でも差し支えないものとする。)による前納とする。窓口で徴収し、徴収後に、公文書の写し及び領収書を請求者に交付する。

(イ) 郵送により写しを交付する場合には、現金又は納入通知書若しくは郵便為替(写しの送付に要する費用については、郵便切手でもよい。)で徴収する。

エ なお、ア~ウの取扱いは、情報提供として行う刊行物等の写しの交付に要する費用についても同様とする。

第6 保有個人情報の訂正に関する事務

1 相談及び案内

(1) 窓口の対応

保有個人情報の訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)の請求に係る相談を受けた場合は、来訪者が訂正を求めたい内容をできる限り具体的に聴き取る。なお、訂正のための他の制度が定められている場合には、その手続を案内する(条例第27条第1項ただし書)

(2) 主務課の対応

主務課に直接請求があったときは、当該主務課において職権による訂正をする場合や他の制度で対応できる場合を除いて、窓口へ案内するものとする。

2 訂正請求書の受付

(1) 請求の方法

保有個人情報の訂正請求は、「個人情報訂正請求書」(条例第13号様式)により行うものとする。

その他の手続は、第5―2―(2)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。なお、郵送による訂正請求があった場合の取扱いは、(10)の「郵送による訂正請求」によるものとする。

(2) 事実と合致することを証明する資料の提示等

窓口は、請求者に対して訂正請求に理由があることを疎明する資料の提示又は提出ができるのであれば、これを求めるものとする。

資料が提示された場合には、請求者の同意を得た上で、訂正請求の処理に必要な範囲内で当該資料の関係する部分の写しをとるものとする。

(3) 本人等であることの確認

第5―2―(3)に定める方法と同様の方法により、本人又はその代理人であることを確認するものとする。その際、個人情報開示決定通知書又は個人情報部分開示決定通知書の提示を求めるものとする。

(4) 開示決定等を受けていることの確認

ア 確認の内容

訂正請求の前提として、開示決定に基づき開示を受けている必要があるため(条例第27条第1項第25条に基づく調整により他の条例の規定により開示を受けている場合を含む。)、窓口は、当該請求が開示を受けた保有個人情報に係るものであることを確認する。当該請求に係る保有個人情報の開示を受けていない場合は、条例の開示手続に基づき開示を受ける必要があることを説明する。また、条例第27条第3項の規定により、訂正請求は、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならないため、当該請求が開示を受けた日の翌日から起算して90日以内のものであることを確認する。当該請求に係る保有個人情報の開示を受けた日から90日を経過している場合は、再度開示を受ける必要があるので、開示手続の案内をする。

イ 確認の方法

開示を受けた保有個人情報であること等の確認は、訂正請求をしようとする者が提示した個人情報開示決定通知書等若しくは個人情報部分開示決定通知書又は主務課に保管されている開示決定に関する決裁文書等により行うものとする。

ウ 他の制度との調整

条例第25条の規定による調整によって本条例による開示を受けられず、他の条例等により実施機関から開示を受けた保有個人情報については、条例第27条第1項第3号の規定により、当該保有個人情報を開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報とみなし、訂正請求をすることができるとされているので、注意すること。

(5) 個人情報訂正請求書の記載事項の審査

個人情報訂正請求書の記載事項に記載漏れ、誤り、不明確な点がないかのチェックを次の点に注意しながら行い、不十分な点があれば補正を求める。

ア 保有個人情報の訂正請求をする相手方である実施機関名が記載されていること。

イ 「請求者の住所」、「氏名」及び「電話番号」欄の記載に当たっては、第5―2―(4)に定める開示請求に準じて取り扱うものとする。

ウ 請求書中「芸西村個人情報保護条例第28条第1項の規定に基づき、 年 月 日に開示を受けた個人情報について…」の部分

開示の実施を受けた日の記載及び前記(4)の要件を確認する。

エ 「訂正請求に係る個人情報の内容」欄

訂正請求に係る個人情報の内容が具体的に記載されているか―公文書を特定できるかどうかを確認する。

オ 「訂正を求める箇所」欄

保有個人情報の訂正を求める箇所が具体的に記載されているか確認する。

カ 「訂正を求める内容(訂正前 訂正後)」欄

個人情報の記録をどのように訂正、追加又は削除することを求めるのか、及びその理由が具体的に記載されているか確認する。

キ 「代理人が訂正の請求をする場合における本人の状況」欄

個人情報開示請求書の記載方法に準ずるものとする。

(6) 訂正請求書の補正

第5―2―(5)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(7) 訂正請求書の受付

第5―2―(6)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

このほか、訂正請求書の余白部分には、代理人が開示を受けた保有個人情報について本人が訂正請求した場合又は本人が開示を受けた保有個人情報について代理人が訂正請求した場合は、その旨を記載する。また、当該保有個人情報が他の法令等により開示を受けたものである場合は、当該法令又は他の条例の名称及び条文を記載する。

(8) 訂正請求者に対する説明

訂正請求書を受け付けた際、次の事項を説明し、理解が得られるよう努める。

ア 訂正決定等をするまでの期間について

決定には一定の期間を要すること。(請求があった日から決定まで原則として30日以内に行うことにしているが、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは30日を超える場合があり、その場合は理由を明示し個人情報訂正決定期間延長通知書により通知すること。)

イ 決定通知について

訂正決定等は、書面(個人情報訂正決定通知書(条例第14号様式)、個人情報部分訂正決定通知書(条例第15号様式)又は個人情報不訂正決定通知書(条例第16号様式))により通知すること。

ウ 代理人の資格について

法定代理人による訂正請求の場合において、保有個人情報の訂正決定等の通知を受ける前に法定代理人の資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。

保有特定個人情報の本人の任意代理人による開示請求の場合において、開示決定等の通知を受ける前又は保有特定個人情報の開示を受ける前に委任関係が解消したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。

(9) 訂正請求書の送付

第5―2―(10)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(10) 郵送による訂正請求

郵送により訂正請求書が提出された場合は、第5―2―(3)に定めるア及びイに掲げる書類又はその写しを提出してもらい、本人又はその代理人であることを確認するとともに、開示を受けていることを確認する。更に、本人等に電話等で訂正請求の意思の確認を行うなど、厳格に対応するものとする。

3 事案の移送

(1) 移送の協議

移送の対象となる保有個人情報が他の実施機関から提供されたものであるとき、その他他の実施機関がその訂正決定等を行うことにつき正当な理由があるときは、条例第33条第1項の規定により当該他の実施機関と事案の移送について協議するものとする。

(2) 移送の決定に係る通知

事案の移送の協議が整ったときは、移送をする実施機関は遅滞なく移送先の実施機関に対し、開示請求・訂正請求・利用停止請求事案移送書(様式第2号)に当該事案に係る個人情報訂正請求書及び関係書類を添付して送付するとともに、請求者に対して、「個人情報訂正等移送通知書」(条例第19号様式)により通知するものとする。この場合においては、当該事案移送通知書の写しを窓口に送付するものとする。

(3) 移送に関する注意事項

ア 移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされるとともに、条例第31条に規定する期間は、当初の移送をした実施機関に訂正請求があった日から進行する。

イ 移送をした実施機関は、移送を受けた実施機関との連絡を密にするとともに、当該実施機関が訂正決定をしたときは、当該決定に基づき訂正を実施しなければならない。

4 訂正の決定等

(1) 訂正・部分訂正・不訂正の検討

主務課は、訂正請求のあった保有個人情報の内容が事実に合致するかどうかについて、提示又は提出のあった事実に合致することを疎明する資料等を参考とし、関係書類の確認、関係機関への照会その他適切な方法により速やかに調査を行うものとする。この場合において、関係機関へ照会するときは、請求者の個人としての識別性を消去するなど当該請求者の権利利益の保護に十分留意するものとする。

(2) 窓口との事前協議

訂正決定等に当たり、統一的な運用を図るため、原則として窓口と事前に協議するものとする。

(3) 訂正・不訂正の決定の通知

ア 訂正決定等をしたときは、次により請求者に通知するとともに、当該通知書の写しを窓口へ送付するものとする。

(ア) 全部を訂正する旨の決定 「個人情報訂正決定通知書」(条例第第14号様式)

(イ) 一部を訂正する旨の決定 「個人情報部分訂正決定通知書」(条例第15号様式)

(ウ) 次に掲げる場合に該当することによる訂正しない旨の決定 「個人情報不訂正決定通知書」(条例第16号様式)

a 訂正請求に理由があると認められない場合

b 訂正請求に形式的な不備がある場合で補正に応じないとき。

c 権利濫用に関する一般法理を適用する場合

イ 保有個人情報の訂正又は部分訂正の決定を行う場合には、当該決定通知書に訂正する部分及びどのように訂正するのかを記載するものとする。

ウ 保有個人情報の部分訂正又は不訂正の決定を行う場合には、当該決定通知書に訂正しない部分及びその理由についてできるだけ具体的に記載するものとする。

5 訂正決定等の期限等

(1) 訂正決定等の期限

訂正請求書を受け付けた日から原則として30日以内に行うものであるが(条例第31条第1項)、できるだけ早期に決定するよう努めるものとする。なお、期間の計算については、第5―5―(1)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(2) 訂正決定等の期間の延長

訂正決定等の期間の延長については、開示請求に関する第5―5―(2)に準ずるものとする。

(3) 訂正決定等の期限の特例

訂正請求案件が複雑で請求に理由があるかどうか調査に時間を要する等の場合には、同条の制限にかかわらず、相当の期間内に訂正決定等をすれば足りる(条例第32条)

第31条第1項の期間内(訂正請求から30日以内)に、訂正請求者に、本条を適用する旨及び60日以内に訂正決定等をすることができない理由並びに訂正決定等をする期限を通知する。通知は、個人情報訂正決定期間延長(特例)通知書(条例第18号様式)による。

6 訂正の実施

(1) 訂正の時期

保有個人情報の訂正を決定したときは、速やかに訂正を実施するものとする。ただし、電磁的記録等に記録されている保有個人情報は、当該保有個人情報の訂正に時間を要する場合もあるので、この場合は合理的な期間内において訂正するものとする。

(2) 訂正の実施の方法

訂正決定に係る保有個人情報の訂正は、次に掲げる方法等により行うものとする。なお、記録されている保有個人情報の内容及び記録媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。

ア 誤っていた保有個人情報を完全に消去し、新たに記録する方法

イ 誤っていた保有個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で新たに記載する方法

ウ 誤っていた保有個人情報の部分に、白インク等で白塗りする方法

エ 別紙等に保有個人情報が誤っていた旨及び正確な内容の記録を添付する方法

(3) 他の保有個人情報の訂正

訂正請求を端緒として他の保有個人情報に事実の誤りがあることが判明した場合は、条例第5条の規定により、利用目的の達成に必要な範囲内で当該保有個人情報を訂正するものとする。

(4) 訂正の内容の通知

訂正を行った主務課は、必要に応じて、当該保有個人情報の提供先等に対し、保有個人情報訂正通知書(様式第5号)により、当該保有個人情報の訂正の内容を通知し、必要な対応を期するものとする(条例第35条)

第7 保有個人情報の利用停止に関する事務

1 相談及び案内

第6―1に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

2 個人情報利用停止請求書の受付

(1) 請求の方法

保有個人情報の利用停止請求は、「個人情報利用停止請求書」(条例第20号様式)により行うものとする。

その他の手続は、第6―2―(1)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。なお、郵送による利用停止請求があった場合の取扱いは、「(9)郵送による利用停止請求」の準用する第6―2―(10)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(2) 本人等であることの確認

第6―2―(3)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(3) 開示決定等を受けていることの確認

第6―2―(4)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(4) 利用停止請求書の記載事項の審査

第6―2―(5)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(5) 利用停止請求書の補正

第5―2―(5)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(6) 利用停止請求書の受付

第6―2―(7)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(7) 利用停止請求者に対する説明

利用停止請求書を受け付けた際、第6―2―(8)に定める訂正請求の取扱いに準じて説明し、理解が得られるように努める。

(8) 利用停止請求書の送付

第5―2―(10)に定める開示請求の取扱いに準ずるものとする。

(9) 郵送による利用停止請求

第6―2―(10)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

3 利用停止・利用停止未実施の決定等

(1) 利用停止・利用停止未実施の検討

主務課は、利用停止請求のあった保有個人情報の取扱いが条例第36条第1項各号又は第2項各号に該当するかどうかについて、関係書類の確認、関係機関への照会その他適切な方法により速やかに調査を行うものとする。この場合において、関係機関へ照会するときは、請求者の個人としての識別性を消去するなど当該請求者の権利利益の保護に十分留意するものとする。また、条例第38条第1項の「個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で」、「…利用停止をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれ」がないかどうかを慎重に検討すること。

(2) 窓口との事前協議

利用停止決定等に当たり、統一的な運用を図るため、原則として窓口と事前に協議するものとする。

(3) 利用停止・利用停止未実施の決定の通知

ア 利用停止決定等をしたときは、次により請求者に通知するとともに、当該通知書の写しを窓口へ送付するものとする。

(ア) 利用停止をする旨の決定 「個人情報利用停止決定通知書」(条例第21号様式)

(イ) 次に掲げる場合に該当することによる利用停止をしない旨の決定 「個人情報利用停止未実施決定通知書」(条例第22号様式)

a 利用停止請求に理由があると認められない場合

b 条例第38条第1項の「必要な限度」を勘案し、利用停止をしない場合

c 条例第38条第1項ただし書の規定に該当し、利用停止をしない場合

d 利用停止請求に形式的な不備がある場合で補正に応じないとき。

e 権利濫用に関する一般法理を適用する場合

イ 個人情報の利用停止の決定を行う場合には、当該決定通知書に利用停止をする部分及びどのように利用停止をするのかを記載するものとする。

ウ 個人情報未実施の決定を行う場合には、当該決定通知書に利用停止をしないこと及びその理由についてできるだけ具体的に記載するものとする。

4 利用停止決定等の期限等

(1) 利用停止決定等の期限

第6―5―(1)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(2) 利用停止決定の期間の延長

第6―5―(2)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。

(3) 利用停止決定等の期限の特例

第6―5―(3)に定める訂正請求の取扱いに準ずるものとする。なお、通知は、個人情報利用停止決定期間延長(特例)通知書(条例第24号様式)による。

5 利用停止の実施

(1) 利用停止の時期

保有個人情報の利用停止等を決定したときは、速やかに利用停止等を実施するものとする。ただし、電磁的記録等に記録されている保有個人情報は、当該保有個人情報の利用停止に時間を要する場合もあるので、この場合は合理的な期間内において利用停止するものとする。

(2) 利用停止の実施の方法

利用停止決定に係る保有個人情報の利用停止等は、条例第36条第1項各号又は第2項各号に従い、次のように行う。

(ア) 利用停止又は消去

次のいずれかに該当する場合 利用・外部提供の停止

・適法に収集されたものでないとき。

・利用目的の達成に必要な限度を超えて個人情報を保有しているとき。

・違法に目的外利用・目的外部提供がされているとき

・番号法の規定に違反して、特定個人情報ファイルへの記録がされているとき。

・番号法の規定に違反して、収集され、又は保管がされているとき。

(イ) 提供の停止

次のいずれかに該当する場合 提供の停止

・保有個人情報が違法に提供されているとき。

・保有特定個人情報が番号法19条の規定に違反して提供されているとき。

なお、利用停止は当該保有個人情報の取扱状況や当該保有個人情報の記録媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。具体的には次のような方法が考えられる。

ア 利用の停止又は消去

(ア) 保有個人情報が記録されたデータベースへのアクセスを禁止する方法

(イ) 当該部分を黒塗りする方法

(ウ) 電磁的に消去する方法

イ 提供の停止

(ア) 定期的な文書の送付を中止する方法

(イ) オンライン結合を解除すること。

(3) 利用停止等の内容の通知

利用停止等を行った主務課は、運用として、必要に応じて、当該保有個人情報の利用及び提供先に対し、保有個人情報利用停止等通知書(様式第6号)により、当該保有個人情報の利用停止等の内容を通知し、必要な対応を期するものとすること。

(4) 取扱いの是正

利用停止等を行った個人情報を取り扱う事務について、取扱方法の是正の必要があるかどうかを調査・検討し、必要に応じ適正な取扱いへの是正及び他の保有個人情報の利用停止を行うものとする。

第8 審査請求に関する事務

1 審査請求書の受付

開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に係る審査請求書の受付は、窓口又は主務課において行うものとする。

(1) 窓口で受け付けた場合

直ちに主務課へ連絡するとともに、審査請求書の原本を主務課へ送付し、その写しを保管するものとする。

(2) 主務課で受け付けた場合

直ちに窓口へ連絡するとともに、審査請求書の写しを窓口へ送付するものとする。

2 審査請求の審査等

(1) 記載事項等の審査

主務課は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づき、審査請求人が審査請求人適格を有するかどうか、審査請求が審査請求期間内(処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月)に行われたものであるかどうか、当該事項が審査請求の対象となるものであるかどうか等について審査し、適法であると認められるかどうかを審査するものとする。

(2) 審査請求書の補正

主務課は、(1)の審査の結果、審査請求が不適法と認められる場合であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じるものとする。審査請求書を窓口に持参した場合には、できるかぎり、その場で補正するよう求める。

(3) 審査請求の却下の裁決

審査請求が不適法と認められる場合は、当該審査請求について却下裁決を行う。不適法と認められる場合とは、次のような場合等をいう。

この場合、裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを窓口へ送付するものとする。

ア 審査請求が法定の期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内)経過後にされたものであるとき。

イ 審査請求をすべき行政庁を誤ったものであるとき。

ウ 審査請求人適格のないものからの審査請求であるとき。

エ 存在しない開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等についての審査請求であるとき。

オ 審査請求書の記載の不備について、補正を命じたにもかかわらず(行政不服審査法第23条)、審査請求人がその不備を補正しないため、形式的不備のある審査請求であるとき。

3 審査会への諮問

(1) 主務課は、条例第43条第1項各号に定める場合を除き、速やかに、芸西村情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問するものとする。条例第32条第1項各号とは、次のように総括される。

① 審査請求が不適法であるため却下裁決をするとき

② 審査請求を全部認容するとき(ただし、反対意見書が提出されているときを除く。)

(2) 審査会へ諮問するに当たっては、あらかじめ窓口と協議するものとする。

(3) 諮問書は、次の事項を記載し、審査請求書の写しを添付して、窓口へ提出するものとする。

ア 審査請求に係る決定の対象となった保有個人情報の内容の概要

イ 審査請求に係る決定の内容及びその理由

ウ 不作為についての審査請求であるときは、処分をしていない理由及び予定される処分の時期

エ その他必要な事項

(4) 主務課は、審査会へ諮問をした旨を、次に掲げる者に情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(様式第7号)により通知するものとする(条例第43条第3項)

ア 審査請求人及び参加人

イ 請求者(これらの者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

ウ 審査請求に係る保有個人情報の開示について反対意見書を提出した第三者(審査請求人又は参加人である場合を除く。)

4 審査会の調査権限に対する協力

(1) 主務課は、審査会から開示等の決定に係る保有個人情報の開示の求め(インカメラの求め)があったときは、これに応ずること(条例第45条第3項)。諮問実施機関は、審査会の期日に、当該保有個人情報が記載された公文書の原本を提示するとともに、その写しを提供する。当該保有個人情報が電磁的媒体に記録されているときは、審査会委員が内容を認識できるよう、用紙への出力その他適宜の方法で提供すること。

(2) 主務課は、審査会から条例第45条第5項の規定により、開示等の決定に係る保有個人情報に含まれている情報の内容を指定する方法で分類し、又は整理した資料の提出の求め(ボーンインデックスの求め)があったときは、審査会の求めに従い、当該保有個人情報に記録されている情報の概要と、当該情報を不開示とした論理的理由を分類・整理した資料を作成すること。

(3) 主務課は、審査会から条例第45条第6項の規定により、審査会への出席及び意見開陳の求め、又は資料の提出の求めがあったときは、これに応ずること。

5 審査請求についての裁決

(1) 審査会から答申があった場合は、主務課は、当該答申を十分に尊重して当該審査請求に対する裁決書を起案すること。この際、窓口に協議するものとすること。

(2) 主務課は、審査請求の裁決を行ったときは、速やかに裁決書の謄本を審査請求人に送達するものとする。この場合、裁決書の写しを参加人及び窓口に送付するものとする。

第9 苦情処理に関する事務

1 相談及び案内

(1) 申出内容の確認

実施機関が処理する事務に係る個人情報の取扱いについて苦情の申出があった場合は、苦情の申出の趣旨や内容を十分に聴取し、申出の内容が他の制度により対応すべきものであるときは、その旨を説明するとともに、当該苦情の申出に係る主務課を案内するなど適切に対応するものとする。

(2) 申出の方法

苦情の申出の方法は、書面、口頭その他形式は問わないものとする。

2 苦情の申出の受付

(1) 窓口での受付

ア 苦情の申出の趣旨や内容を十分に聴取し、「個人情報苦情申出記録票」(様式第8号。以下「苦情申出記録票」という。)を作成する。この場合においては、必要に応じ、苦情申出者に資料の提出又は説明を求めるものとする。

イ 苦情申出記録票を主務課へ送付するとともに、その写しを保管する。

(2) 主務課での受付

苦情の申出の趣旨や内容を十分に聴取し、個人情報苦情申出記録票を作成する。この場合においては、必要に応じ、苦情申出者に資料の提出又は説明を求めるものとする。

3 苦情の申出の処理

(1) 主務課は、2―(1)イにより窓口から個人情報苦情申出記録票の送付を受けたとき、又は自ら苦情の申出を受け付けたときは、関係書類の確認や関係者への事情聴取等の方法により、苦情の申出に係る個人情報の事実関係を把握し、適切かつ迅速に対応するものとする。この場合においては、必要に応じ、窓口と連絡、調整するものとする。

(2) 主務課は、苦情申出の処理内容について、必要に応じ書面により苦情申出者に対して回答するものとする。

4 苦情の処理結果の報告

主務課は、苦情申出の処理内容を個人情報苦情申出記録票に記録し、保存するとともに、その写しを窓口に送付する。

第10 芸西村情報公開・個人情報保護審査会

1 芸西村情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の設置

審査会は、以下の事項を担任する附属機関である(条例第45条第1項)

(1) 本条例に基づく処分又は不作為に係る審査請求について実施機関から諮問を受け、審議し、答申すること。

(2) 特定個人情報保護評価書について、特定個人情報保護評価に関する規則第7条第4項に定める必要な見直しを行ったときは、当該評価書に記載された特定個人情報ファイルの取扱いについて、実施機関から諮問を受け、審議し、意見を述べること。

2 諮問手続

審査会への諮問手続は、次によるものとする。

(1) 主務課は、1の事項について窓口に事前に協議する。

(2) 協議の結果、諮問を要する場合には、主務課において資料を調製し、諮問書を起案して、窓口に提出する。

(3) 審査会への諮問は、主務課が行う。

第11 実施状況の公表

1 実施状況のとりまとめ

窓口は、保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求内容及び処理結果等についてとりまとめ、記録するものとする。

2 実施状況の公表

窓口は、毎年度、前年度の実施状況として、次の事項を村のホームページに掲載すること等により公表するものとする。

(1) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止等の請求件数

(2) 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等の状況

(3) 審査請求の件数

(4) 審査請求の処理状況

(5) その他必要な事項

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

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芸西村個人情報保護事務取扱要領

平成30年3月16日 要領第2号

(平成30年3月16日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第3章 情報の公開・保護
沿革情報
平成30年3月16日 要領第2号