○芸西村文書事務取扱規程

平成15年3月25日

規程第1号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 芸西村役場(執行機関及び出先を含む。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

第2条 この規程で「文書」とは、芸西村役場において収受し、発送し、または保管するすべての文書(別表第1)をいう。

2 この規程で「課等」とは、芸西村課設置条例(昭和41年条例第15号)で規定する課等をいう。

(文書事務取扱の原則)

第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務効率の向上に努めなければならない。

(文書管理主幹課と職務)

第4条 総務課は文書管理主幹課として、文書管理全般における各課等の指導および研修文書の受領及び配布、保存書庫の管理、各種簿冊目録、簿冊保存指示書、簿冊廃棄指示書の作成及び管理、文書分類基準の管理をおこなう。

(文書取扱責任者及び文書取扱主任の職務)

第5条 各課等に文書事務の責任者として文書取扱責任者を置き、課長等がその職務にあたる。

2 文書取扱責任者は、文書の配布を受けたときは処理の方針を示して文書取扱主任(課長補佐等、課長の指名する者)に配布する。

3 文書取扱主任は、文書取扱責任者の指揮のもと次の各号の事務を処理する。

(1) 各課等内における文書管理の指導

(2) 文書管理に関する総務課との連絡調整等

(3) 文書分類基準(タイトル)の検討

(4) 文書目録等の管理

(文書取扱主任会議)

第6条 総務課と各課等との間で定期的に意思の疎通を図る場として、文書取扱主任会議を設け、総務課及び文書取扱主任により必要に応じて開催する。文書取扱主任会議では、次に示す内容について、調整及び報告を行う。

(文書管理のルールの変更)

第7条 文書管理にかかわる諸ルールの変更は、文書のあり方及び業務形態の変更に合わせて行うものとする。

(1) 各課等の文書取扱主任者は、文書管理のルール変更の必要性が発生した場合必要に応じて随時総務課へ申出る。

(2) 総務課は、全課等の文書取扱主任を招集し、合議により決定を行う。

(3) 総務課は、各課等に文書管理マニュアルの修正指示を通知するとともに、関係する定を改定する。

(文書取扱いの責任区分)

第8条 文書取扱いの責任区分は、特別な定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 受領、受付、交付、発送、保全および廃棄 総務課

(2) 起案、合議、決裁、浄書、照合、整理、保管および引継 主務課

(帳票等)

第9条 文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別表第2のとおりとする。

(文書の庁外持出し)

第10条 文書は、本庁外に持出してはならない。ただし、当該文書を保管する文書取扱責任者の許可を受けたときは、この限りでない。

第2章 文書の記号及び文書番号

(文字の文書記号及び文書番号)

第11条 文書には、文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届出(収受の日時が権利の得喪または変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書。

(2) 証明に関する文書

(3) 軽易な文書

(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書

(5) 請求書

(6) 電報

(7) 文書記号及び文書番号を付けることを要しないように様式が定められている文書

(8) 法令の規定によって文書処理簿に代わるべき帳票に記載するように定められている文書

(9) 前各号に掲げるものの外、文書記号及び文書番号を付ける必要がないと総務課長が認めた文書

2 前項の文書記号は、芸西村を表示する記号を付するものとする。この場合において当該文書が指令であるときは、文書記号の前に「指令」の文字を付けるものとする。(様式第3号)

3 第1項の文書番号は、当該文書を収受し、または施行する順序に従い、会計年度ごとの一連番号により付けるものとする。ただし、同一事業に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内においては同一文書番号を付けるものとする。

(条例等の記号及び番号)

第12条 条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。

2 前項の記号は、それぞれ「芸西村条例」、「芸西村規則」、「芸西村告示」及び「芸西村訓令」とする。

3 第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号により付けるものとする。(様式第4号)

(文書分類記号及び保存年限)

第13条 文書には、別表第3に定める種別及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

2 文書の分類記号及び保存年限は、別表第3の文書分類基準表の定めるところによる。ただし、文書分類基準表に保存年限の定めのない文書の保存年限は、当該文書の種類内容等を考慮して総務課長が定めるものとする。

3 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の翌日から起算する。

(公印の押印等)

第14条 事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印の押印を省略することができる。

(1) 内部者に対する往復文書

(2) 軽易な文書

(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(4) 祝辞、弔辞、その他これに類する文書

(5) 行政機関、住民、団体等に対する簡易な文書

(6) その他村長が公印の押印を要しないと認めた文書

2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等(以下「証票等」という。)でその公布等の日時、場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、村長の承認を経て、事前に押印することができる。

3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印しなければならない。

(公印の使用)

第15条 公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を保管する副村長に提示し、審査を受けなければならない。

2 公印を管理する副村長は、前項の審査において適法と認めたときは、公印を使用させるものとする。

(公印の刷込み)

第16条 公印は、刷込むことができない。ただし、村印、村長印は、当該公印を使用する証票で、これに当該公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、村長の承認を得て刷込むことができる。

第3章 文書収受及び配布

(文書取扱員)

第17条 総務課に文書取扱員を置く。文書取扱員は、課長が総務課職員のうちから指名する。

2 執行機関においては、総務係または書記を文書取扱員に指名する。

(到達文書の処理)

第18条 到達した文書は、すべて総務課で収受する。なお、執行機関で収受及び配布する文書についても、本文の規定に準じ取扱うものとする。

2 前項の文書中、村で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送、その他必要な措置をとらなければならない。

3 第1項の文書中に郵便等料金の未収または不足のあるものは、官公庁等から発せられたもの、または総務課長が必要と認めたものに限り、その収納または不足料金を納付して収受するものとする。

(収受文書の配布)

第19条 総務課で収受した文書は、次の各号に掲げるところにより主務課等に配布しなければならない。

(1) あて先の課が明記されている文書 総務課で開封し、一連の受付け事務完了後に副村長に回付し査閲を得てから関係の課に配布する。ただし、副村長が不在の場合で緊急な文書等があるときは、副村長の回付を得ずしてそれぞれの担当課長等で措置し、重要なものについては副村長または村長の後閲を受けるものとする。

(2) 親展文書および「秘」等の表示のしてある文書 村長または副村長あての文書は、村長または副村長に直接渡し、その他のものは、それぞれのあて先人に渡すものとする。

(3) 書留、内容証明等特別な郵便物等 役場あてのものについては、原則文書取扱員において収受し、係名並びに担当名を明記したものについては、速やかに係並びに担当に配布するものとする。

(4) 官公庁等からの金券 送金通知書については、金券受理簿(様式第5号)に記載して、それぞれの係に手渡し、受領印を受けるものとする。

2 複数の課に関係すると認められる文書は、最も関係のあると認められる課等に配布するものとする。

(総務課以外で受領した文書の取扱い)

第20条 職員が出張先で直接受領した文書または課等で直接受領した文書は、文書取扱い員に回付して収受の手続きをとるものとする。また、配布先が不明な文書があるときは、直ちに文書取扱員に回付するものとする。

(定例的な文書の主管課での収受)

第21条 定例的な届出書、申請書または一定帳票により、多数の者が直接主管課等に提出されるものは、第18条の規定にかかわらず、当該提出された文書を主管課等で直接収受し処理簿(届出等で定めのあるものはその様式による。)に記載することができる。

2 申達、副申等村を経由する文書は、主管課等において経由印(文書取扱員が使用する受付印)を押し、文書取扱員が管理する文書受付簿(様式第1号)に記載して処理しなければならない。

(勤務時間外に到着した文書の取扱い)

第22条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、職員が勤務中のときは職員が収受し、それ以外のときは宿直者または当直者が一旦収受し、その後速やかに文書取扱員に引継がなければならない。

(電話または口頭による文書の取扱い)

第23条 電話または口頭により、照会、回答、報告その他の連絡を受理し、これを文書として取扱うことを適当と認めるときは、電話口頭記録票(様式第6号)に記入し、処理しなければならない。ただし、措置を依頼され、または自ら措置すべきと判断した事案については、事件処理簿(様式第7号)に記載し処理するものとする。

(返送文書の取扱い)

第24条 返送されてきた文書は、第19条の規定に準じて処理するものとする。

2 返送を受けた主管の課長は、文書発送簿の訂正、再発送の手続き等、直ちに適切な処理をしなければならない。

(収受文書の即日配布)

第25条 第18条の規定により総務課で収受した文書は、当日中に配布するものとする。

(誤配文書の取扱い)

第26条 各課長は、配布を受けた文書中、主管に属さないものがあるときは、各課相互に転送することなく、直ちにその理由を付して、総務課に返さなければならない。

第4章 文書の処理

(収受文書の受付)

第27条 文書取扱員は、当該文書を受付文書及びその他の文書に区分し、受付文書は、受付印(様式第1号の2)を押し、文書受付簿(様式第1号)に記載しなければならない。

2 前項のその他の文書とは、新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、私文書、あいさつ状及び簡単な報告書戸等で保存または処理を要しないものをいう。ただし、県庁からの発信文で事務連絡、号外となっていても、公文書と同一視される文書は受付けをすること。

3 年間を通じて相当量収受する申請書等は、申請書等だけを別にまとめ、一連番号を付して処理することができるものとする。

4 親展文書及び「秘」等の表示のしてある文書は、開封しないで文書受付簿(様式第1号)に日付、発信人、あて先人及び件名簿欄に親展、秘の別を記載するものとする。

5 受付文書のうち、収受の日付が権利の得失に関係のあるものの表皮(封筒等)は、その文書に添付しておかなければならない。

(受付文書の処理)

第28条 受付文書で、他の課等に関係するものは、速やかにその旨を関係課に連絡し、またはその写しを送付しなければならない。

(一応供覧)

第29条 受付文書で、他の課等に関係するものは、速やかにその旨を関係課等に連絡し、またはその写しを送付しなければならない。

(1) 速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要のあるもの。

(2) 重要な事案で上司の指示により処理する必要のあるもの。

(3) 事務の性質または調査等のため、事案の処理に日時を要するもの。

(供覧)

第30条 受付文書のうち、特別の処理を要しないで単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、その文書の余白を用いて参考事項を付記し、上司の閲覧に供するものとする。

第5章 文書の起案

(起案)

第31条 文書の起案は、起案用紙(電子計算機器等により起案する場合は、起案用紙の様式に準ずること。)を用いて行うものとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 起案用紙は、A4判を原則とするが、議会提出の議案書及び例規集に掲載するため告示を要する文書等はB5判を使用する。

(2) 処理について、一定の帳票が定められているもの。

(3) 定例または軽易な事案で、直ちに処理案を本書の余白に朱書きすることにより処理できるもの。

2 起案用紙による起案は、次によらなければならない。

(1) 1文書につき1起案とすること。ただし、同一性の事案については、「第1案」、「第2案」等により一括処理することができる。

(2) 芸西村事務決裁規程(昭和63年規定第1号)に定めるところにより、決裁区分を表示し、回議する必要のない上司欄は、斜線を引くこと。

(3) 保存期間、起案年月日等の所定事項を必ず記載すること。

(4) 標題は、できるだけ起案の趣旨を明らかにすること。

(5) 文案は、分かりやすい口語体とし、文体、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載し、できるだけ箇条書きにすること。

(6) 字句を訂正したいときは、その箇所を二重の線で消すこと。

(7) 起案にあたって参考とした資料、参照とした法令条文、その他の参考事項は努めて要旨を抜書きし、または関係書類を添えること。

(8) 起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。

(9) 受付文書に基づく起案は、当該受付文書を添えること。

(電話による回答)

第32条 急を要する事案で、電話により回答を求められた場合は、その事案が重要なものでない限り、即時回答することができる。ただし、上司の報告する必要があると認められるものは、上司に報告しなければならない。この場合、重要と思われる事項については事件処理簿(様式第7号)に記載し、事件処理簿に処理済みの記録を記載しておかなければならない。

(特別取扱いの表示)

第33条 回議書(様式第9号)には、必要に応じて、次に掲げる区分による表示を起案用紙の欄外右上に朱書きするものとする。

(1) 重要なもの「重要」

(2) 至急処理を求めるもの「至急」

(3) 法規文書及び規定(訓令)「例規」

(4) 公示文書「公示」

(5) 会議に付議すべきもの「議案」

(6) 秘密を要するもの「秘」

(回議)

第34条 回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。

2 回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正または廃案等の処分を命ずることができる。

3 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。

(合議)

第35条 回議書で、他の課等に関係のあるものは、次に掲げるところにより決裁を受けるものとする。

(1) 他の課等に関係のあるものは、主管課長等の決裁を受けた後、関係課等に合議を得ること。

2 合議を受けるのは、課長等とする。ただし、回議書は、原則として関係係長等を経由するものとし、記帳等を要するものについては、係員を経由するものとする。

(同時合議)

第36条 緊急に決定を要する事案で複雑なもの、または合議課等が多い場合は、前条の規定にかかわらず、回議書の写しを配布し、または関係課長等の会議をもって合議とすることができる。

2 同時合議を行ったときは、回議書に次の書類を添付して回議しなければならない。

(1) 回議書の写しを配布したときは、その意見

(2) 会議を開いたときは、会議のてんまつ書

(合議文書の取扱い)

第37条 合議を受けた事項について異議がないときは、押印し、直ちに回付しなければならない。

2 合議を受けた事案について異議があるときは、主管の課長等に協議し、協議が整わないときは、上司の指揮を受けなければならない。

3 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、その課長等名の上に「要再回」と朱書するものとする。

4 前項の規定により、再回付を求められた合議文書は、決裁を受けた後、直ちに当該課長等にその結果を連絡しなければならない。

(回議書が廃案となった場合等の処理)

第38条 回議書が否決されたとき、合議されたときの趣旨と異なって決裁されたとき、またはその内容が加除補正されたときは、その理由を付して合議した関係課等に通知しなければならない。

2 決裁文書を廃止し、または施行を保留する必要が生じたときは、その理由を付して合議した関係の課等に通知しなければならない。

第6章 決裁

(決裁)

第39条 決裁権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決)

第40条 芸西村事務決裁規程(昭和63年規程第1号)第6条の規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」の表示をして、代決者が押印しなければならない。

(決裁文書)

第41条 決裁文書には、決裁者において決裁の年月日を記載するものとする。

第7章 施行

(施行)

第42条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続きをとらなければならない。ただし、直ちに施行できないものについては、上司の指揮を受けるものとする。

(印刷)

第43条 決裁文書の施行にあたり印刷を要するのは、原則として主管課等においてこれを行うものとする。ただし、議案書として印刷するときは、総務課において一括行うものとする。

(公印の押印)

第44条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、押印を省略することができる。

(1) 対内文書

(2) 他の行政機関に提出する軽易なもの及び定例的なもの

(3) 村民に周知、回覧するもの及び軽易な文書

2 重要なものまたは権利の得失に関係のある文書(契約書、辞令、請求書等)は、決裁文書と契印(芸西村公印規程(昭和40年規程第2号)別表第1の契印ヌの印)をしなければならない。

3 契約文書、登記文書、その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印をしなければならない。

(発送)

第45条 発送文書は、文書取扱員において文書発送簿(様式第2号)に記載したうえ、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 所定の封筒または葉書の表面に送付先を明記するとともに、送付者の所属も合わせ明記し、封筒は封かんすること。

(2) 小包、その他特別の梱包を必要とするものは荷造りし、送付先を明記すること。

(3) 発送の際、特別の扱いをする必要のあるものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。

2 電報によるときは、電報発信簿(様式第8号)に記載しなければならない。

(発送の処理)

第46条 文書を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最小の経費で発送するように努めなければならない。

2 文書の発送は、郵便等または使送の方法により行う。ただし、必要があるときは、自動車便または鉄道便を利用することができる。

3 郵送は、料金後納扱いとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手または国が発行する郵便はがき等を使用することができる。

第8章 完結文書の保管

(文書の編さん)

第47条 完結文書の編さんは、簿冊により行う。ただし、簿冊方式で管理することが困難な図面等は、最適な方法により整理することができる。

2 文書は原則として、次に掲げる項目を揃えて綴るものとする。

(1) 作成年度

(2) 文書分類番号

(3) 保存年限

3 事業が複数年度にわたる場合等においては、原則として5年度分を上限として複数年度分文書を一緒に綴ることができる。

4 簿冊名は、文書分類基準表の名称を取り入れた形で設定しなければならない。

5 簿冊には、形状、厚さに応じた背表紙(様式第10号)を貼付する。

6 文書を作成した課等において、正本を簿冊に綴り、副本は綴らないものとする。ただし、複数の課等で同一事業を行う場合は、各課等で1部のみ副本を綴ることができる。

7 原則として、3年以上保存する簿冊に対しては、文書目録(様式第12号)を作成し、文書の先頭に綴る。

8 前項の規定により整理した完結文書の背表紙等の上部は、次の区分に従い色分けするのとする。

(1) 永年保存 赤色

(2) 10年保存 黄色

(3) 5年保存 青色

(4) 3年保存 緑色

(5) 1年保存 白色

(文書分類表)

第48条 各部署は、文書分類表の運用を補助するため、文書分類表に簿冊タイトルを加えた文書分類基準表を作成する。

2 文書分類基準表は簿冊タイトルごとに、文書の保存年限を決定する。

3 文書分類基準表の内容を変更する場合は、次に定めるところに従って行うものとする。

(1) 各職員は、文書分類基準表の変更の必要に応じて、大中小分類・タイトル登録変更届(様式第14号)に必要項目を記入する。

(2) 文書分類基準表の変更を行った場合、年度末に文書取扱主任は総務課に対して、変更のあった文書分類基準表を提出する。

(3) 提出を受けた総務課は、変更を反映させた新しい文書分類基準表を作成し、提出のあった課等に配布するとともに、変更前と変更後の2つの文書分類基準表を保管する。

(文書の引継及び置換え)

第49条 会計に関する文書は毎年5月末日までに、その他の文書は毎年3月末日までに編さんし、文書引継書(様式第15号)及び保管簿冊通知書(様式第16号)を作成し、総務課に提出をもって引継を行なうものとする。

置換えは毎年8月、総務課が指定する期間に文書取扱主任のもと、各課等において行う。ただし、保管簿冊通知書の内容確認作業は総務課が行う。

2 各課等内に常備する必要のなくなった常用簿冊は、保存書庫へ置換えるものとする。

3 文書の置換えは、次の各号により行う。

(1) 総務課は、置換えの必要のある簿冊について、簿冊保存指示書(様式第17号)を作成し、各課等へ交付する。

(2) 文書取扱主任は、簿冊保存指示書をもとに指定簿冊を総務課指定の日時・場所に収納し、簿冊保存指示書に必要事項を記入して総務課に提出する。

(3) 総務課は、簿冊保存指示書をもとに置換えされた簿冊を確認し、保存目録として管理し、写しを各課等に交付する。

4 文書の置換えは、次に掲げる方法により行い、各課等の担当者は、表紙(様式第11号)または背表紙(様式第10号)に、次に掲げる事項を記入する。

(1) 保存年限色表示

(2) 作成年度

(3) 完結年度

(4) 分類番号

(5) 簿冊名

(6) 保存年限

(7) 廃棄年度

(8) 部署名

5 簿冊目録は各課等で取りまとめ、文書取扱主任が総務課に原本として1部、各課等内に控えとして1部保管する。

(文書の保存)

第50条 主務課等は、文書をそれぞれの保存年限に従って保存期間が満了するまで保存するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、秘密文書等で書庫に保存することが適当でないと認められるものについては、主務課等において保存することができる。

(保存文書の利用)

第51条 保存文書の利用に際しては、次に掲げる方法により行なうものとする。

(1) 利用者は、保存簿冊目録をもとに利用したい文書を絞り込む。

(2) 総務課に常備している保存書庫利用簿(様式第13号)に必要事項を記入する。

(3) 保存書庫内で保存簿冊の利用を行う。

(4) 利用が終わったら元の場所へ必ず返却し、書庫の鍵を総務課に返すとともに保存書庫利用簿に必要事項を記入する。

2 保存簿冊を保存書庫外に持出した場合は、文書の利用後速やかに保存書庫に返却する。

(保存書庫の管理)

第52条 保存書庫の管理は、総務課において行うものとする。

2 総務課は、保存文書の管理について次に掲げる事務を処理する。

(1) 各課において文書の保存のために書庫を必要とする場合の割り振りに関すること。

(2) 保存書庫の保守、点検、鍵の管理に関すること。

(保管文書の廃棄)

第53条 保管文書の廃棄は、8月の文書整理期間に行う。

2 保管文書の廃棄は、原則として保存年限1年の簿冊を対象とするが、次に掲げる文書に関しても廃棄の検討をする。

(1) 重複管理されている文書

(2) 必要と思い保管したが、1年以上活用されていない文書や資料

(3) 浄書済みの原稿

(4) 参考程度の報告書、カタログ、パンフレット等

(5) 改定等により使用されなくなった帳票等

(6) 不要になった雑誌、図書、年鑑等

(7) 古い電話帳、時刻表、手帳、名刺、新聞、カレンダー等

(8) 余分な印刷物

(9) 一時限りの記録(メモ)、部署内等の回覧文書、報告等

3 保存文書の廃棄は、次に定める方法により行う。

(1) 総務課は、廃棄の対象となる簿冊を示した廃棄簿冊指示書(様式第18号)を作成し、各課等に交付する。

(2) 各課等は、総務課が指定した日時に指定された場所へ廃棄対象簿冊を搬入するとともに簿冊廃棄指示書に必要事項を記入し、総務課に提出する。

(3) 総務課は、廃棄対象簿冊を確認し、廃棄する。また簿冊廃棄指示書を廃棄簿冊目録として管理する。

4 最終廃棄は、総務課で行う。

5 前項の規定により文書を廃棄する場合に、当該廃棄文書中に印影等移用の恐れのあるもの、または他に見せてはならないものは塗消し、若しくは切取り、シュレッダー処理または焼却しなければならない。

附 則

1 この規程は、平成15年4月1日から施行する。

2 この規程の施行前に作成された帳票でこの規程施行の際、現に在庫しているものについては、この規程による様式により作成された帳票とみなし、当分の間、必要に応じ補正して引続き使用することができる。

附 則(平成18年12月15日規程第7号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年7月15日規程第6号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年3月22日規程第2号)

この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

附 則(平成30年3月16日規程第1号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(令和2年7月31日規程第3号)

この規程は、公布の日から施行する。

別表第1

文書の種類

区分

種類

内容

一般文書

往復文書

 

・照会

相手方に対して一定の事実、意見等について問い合わせるもの

・回答

照会、依頼または協議等に対して応答するもの

・協議

相手方の同意を求めるもの

・通知

一定の事実または意志を特定の相手に知らせるもの

・依頼

相手方に対して一定の行為を求めるもの

・送付

物品または書類を相手方に送り届けるもの

・報告

一定の事実その他について上司または上級官庁に知らせるもの

・届出

一定の事項について願い出るもの

・申請

許可、認可、承認、交付その他一定の行為を求めるもの

・願い

一定の事項について願い出るもの

・進達

経由文書を上級官庁に取り次ぐもの

・副申

許可、申請書等を進達する場合に、経由機関が意見を述べるもの

・勧告

法令等に基づき一定の行為をすること、またはしないことを相手方に勧めるもの

・諮問

一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、またはそれに基づく意見を求めるもの

・答申

諮問を受けた機関等がその諮問事項について意見を述べるもの

・建議

諮問を受けた機関等がその属する行政機関またはその他の機関に対し将来の行為に関し意見を述べるもの

内部文書

 

・復命

上司から命ぜられた任務の結果等について報告するもの

・事務引継

職員が退職、休職、転任等となった場合に、担当事務の処理てんまつを後任者に引継ぐもの

礼儀文書

 

・書簡文

依頼状、礼状、あいさつ状、案内状などで私文書の形式により発するもの

・あいさつ文

式辞、祝辞、告示、訓示、答辞、弔辞等

・表彰文

賞状、表彰状、感謝状

その他の文書

 

・請願

損害の救済、公務員の罷免、法律、命令又は規則の制定、廃止または改正その他の事項に関し、行政機関に対し希望を述べるもの

・証明

特定の事実、法律関係その他の存否を公に認識する旨の表示をするもの

・要綱

事務を処理するに当たっての基本となる事柄をまとめたもの

・要領

事務を処理するに当たっての具体的な処理基準など実際に事務を処理する上での手続きをまとめたもの

・会議録、議事録

議会の次第、出席者、内容等を記載して、会議の経過を記録するもの

公示文書

告示

一定の事項を法令の規定に基づき、広く一般に周知させるために公示するもの

公告

一定の事項を特定の個人または一般に周知させるために公示するもの

議案書及び専決処分書

議案書

議会において議決しなければならない事項について、村長または議員が議会に提出するために作成したもの

専決処分書

議会において議決(決定)すべき事件に関して、必要な議決(決定)が得られない場合の補充的手段として村長が処分するもの、または議会の権限に属する軽易な事項について議会の委任に基づいて村長が処分するもの

令達文書

規程(訓令)

本庁または出先機関に対して命令するもの

指令

申請または願いに対して許可し、認可し、または指示・命令するもの

通達

所管の機関または職員に対し、法令の解釈、職務執行上の方針その他の細目的事項に関し、指示または命令するもの

依命通達

通達事項を命令権者の命を受けて、その補助職員が自己の名で通達するもの

契約文書

契約文書

一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意志の合意の内容を明らかにした書面

法規文書

条例

地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規程に基づき制定するもの

規則

地方自治法第15条の規程に基づき制定するもの

別表第2

1 帳票等

(1) 受付簿(別記様式第1号)

(2) 発送簿(別記様式第2号)

(3) 指令番号簿(別記様式第3号)

(4) 告示簿(別記様式第4号)

(5) 金券受理簿(別記様式第5号)

(6) 電話口頭記録票(別記様式第6号)

(7) 事件処理簿(別記様式第7号)

(8) 電報発信簿(別記様式第8号)

(9) 回議書(別記様式第9号)

(10) 背表紙(別記様式第10号)

(11) 表紙(別記様式第11号)

(12) 文書目録(別記様式第12号)

(13) 保存書庫利用簿(別記様式第13号)

(14) 大中小分類・タイトル登録変更届(別記様式第14号)

(15) 文書引継書(別記様式第15号)

(16) 保管簿冊通知書(別記様式第16号)

(17) 簿冊保存指示書(別記様式第17号)

(18) 廃棄簿冊指示書(別記様式第18号)

2 印

(1) 文書収受印(別記様式第1号の2)

別表第3

種別 保存年限

第1種 永年保存

1 条例、規則及び訓令の原本その他例規類の原義

・告示簿

2 事業計画及びその実施に関する重要書類

・各種振興計画、大規模な開発計画の申請書等

3 村史その他重要な資料となる書類

・村広報、議会広報等

4 村議会の議事録、議決書等の議会に関する書類

5 官公庁の令達、指令その他官公庁との往復文書で重要なもの

6 重要な事務引継に関する書類

7 重要な訴願、訴訟及び審査請求に関する書類

8 統計書並びに重要な調査及び統計関係書類

9 重要な契約書類

・大規模な工事契約書、重要な不動産売買契約書(未登記の場合)、重要な不動産等賃貸借(使用)契約書、これらに類するもの

10 職員の履歴書及び任免に関する書類

・辞令、職員台帳、履歴書、宣誓書等

・特別職等の名簿及び記録、各種委員の記録

11 褒賞及び表彰に関する書類

・叙勲の記録、褒賞及び表彰の記録、記念行事の記録、出版物等

12 財産、造営物及び村債の関する書類

・公有財産管理台帳、登記済証等

・起債借入書類等

・重要な寄付行為に関する記録

・市町村合併、境界変更および配分に関するもの

13 税務及び会計に関する重要書類

14 戸籍、衛生、保健、民生及び社会事業に関する重要書類

15 土木、建築及び都市計画に関する重要書類

16 農林、商工、観光及び公共事業に関する重要書類

17 歳入、歳出及び決算書

・決算統計、交付税算定書これらに関する結果集計書

18 その他永年保存に必要があると認められる書類

・認可、許可に関する重要書類

・申請、報告及び届出に関する重要書類

・特殊な処分または事務の創始、改廃に関する重要書類

・機関の設置、廃止に関する重要書類

第2種 10年保存

1 訓令、告示の原義で永年保存に属しないもの

2 契約認可、許可等に関する書類で永年保存に属しないもの

・契約、工事、物品等に関する書類のうち重要なもの

3 中央官庁の訓令、指令及び通達並びに中央官庁に対する上申及び申請書に関する書類で永年保存に属さないもの

(協議書、計画書、補助事業申請書、補助事業変更申請書、補助金内定通知書、補助金交付決定通知書、補助金交付指令書、補助金交付申請書、補助事業実績報告書等)

4 事務引継に関する書類(永年保存のものを除く)

5 一般的な不動産売買契約書及び不動産等賃貸借(使用)契約書(永年保存のものを除く。)

6 諸報告及び統計書類で永年保存の必要のないもの

・官公庁への調査、報告で一定期間保存を決められているもの

・通知、照会、回答に関する書類のうち重要なもの

7 法規により施行し、または処分したもので重要な書類

8 租税その他各種公課に関する書類

・地方税及び税外収入に関する書類のうち重要なもの

9 決算を終わった会計簿及び証拠書類

・金銭の支払いに関する証拠書類(年度別の収入票、支出票)

・予算書

10 争訟に関する書類(永年保存のものを除く。)

11 永年保存に関する書類の重要付属書類

・外国人登録に関する重要な書類

12 印鑑、住民登録及び工事関係の書類で重要なもの

13 その他5年を越えて保存の必要があると認められる書類

・村議会に関する書類で長期にわたり参照するもの

・原簿、各種台帳で一定期間保存を必要とするもの

・陳情書等で重要なもの(措置されるまで一定期間を要するもの)

・申請、報告及び届出に関する書類のうち重要なもの

(補助金交付申請書、補助金交付決定通知書、補助事業計画変更申請書、補助事業廃止または中止承認申請書、補助金概算払または前金払請求書、補助事業進行状況報告書、補助事業実施報告書等)

・政策庁議に関するもの(起案書、通知書、報告書等、村の長期計画や製作の決定に関する文書)

第3種 5年保存

1 調査及び統計に関する計算書その他資料

2 公課公租及び手数料についての書類徴収簿の類

3 給与についての書類

4 予算関係の資料

5 文書の収受及び発送に関する書類

6 永年保存及び10年保存に関する書類の付属書類

7 報告、届出等で重要な書類

8 その他3年を越えて保存の必要があると認められる書類

・出納、経理に関する書類

・庁議に関する文書

・会議、事業に関する文書

(起案書、講師依頼書、通知書、感想文、検診結果書等、会議、研修、各種事業、検診の開催)

・他機関や他団体との間でやりとりされる文書

(通知文書、照会文書、依頼文書、回答文書、報告文書、進達文書等)

9 出勤簿、休暇、時間外勤務命令簿、出張に関する書類

第4種 3年保存

1 村の通知その他の往復文書(1年保存のものを除く)

・通知文書、起案書、出欠報告書

2 報告、届出等で比較的重要な文書

3 消耗品及び材料に関する受払簿

4 職員の申請、願い出及び届出書類で重要なもの

・住所、扶養(変更)

5 当直日誌類、執務日誌その他これに類する書類で災害対応等の記載のあるもの

6 その他1年を越えて保存の必要があると認められる書類

・財産、造営物に関する重要でないもの

・予算、決算、出納に関する軽易なもの

第5種 1年保存

1 村の軽易な通知その他の往復文書

2 報告、届出等で軽易な文書

・台帳に登録した申請書及び届出書

3 各部署相互間の軽易な往復文書

・事務連絡、挨拶状、案内文書

4 職員の申請、願い出及び届出書類

・出勤、欠勤、休暇、忌引、住所

5 当直日誌類、執務日誌その他これに類する書類

6 その他1年を越えて保存の必要を認められない書類

別表第4 文書分類基準表 略

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

芸西村文書事務取扱規程

平成15年3月25日 規程第1号

(令和2年7月31日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成15年3月25日 規程第1号
平成18年12月15日 規程第7号
平成21年7月15日 規程第6号
平成28年3月22日 規程第2号
平成30年3月16日 規程第1号
令和2年7月31日 規程第3号