○住民基本台帳の閲覧等に関する要綱

昭和57年4月1日

訓令第1号

第1章 総則

(目的)

第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)の規定に基づく住民基本台帳の閲覧及び住民票の写しの交付並びに戸籍の附票の閲覧及び写しの交付(以下「住民基本台帳の閲覧等」という。)について、その基本的な取扱方針を定め、もつて住民基本台帳の閲覧等の結果他人の名誉き損、差別的事象等不当な目的に利用され基本的人権の侵害につながることを事前に防止することを目的とする。

2 住民基本台帳の閲覧等の事務については、日本国憲法の精神にのつとり基本的人権の尊厳と擁護の理念に基づいて執行されるべきものであり併せて当該理念について住民と行政が一体となつて実現に努めなければならない。

(村長の責務)

第2条 村長は、住民基本台帳の閲覧等の請求があつた場合には、請求理由を十分に審査し、他人の名誉き損、又は差別的事象につながるおそれがあると認める場合若しくは執務に支障がある場合等、正当な理由があるときは、その請求を拒むものとする。

2 村長は、常に住民の人権擁護意識の高揚に努めるとともに住民基本台帳の閲覧等の制度の趣旨について、周知徹底を図ることによつて、この制度の趣旨を逸脱した利用がなされないように努めるものとする。

(住民の協力)

第3条 何人も、侵すことができない永久の権利としての基本的人権の理念を深く認識し、良識をもつて村長の住民基本台帳の事務取扱いに協力しなければならない。

第2章 住民基本台帳の閲覧等の請求手続

(適正利用の確保)

第4条 村長は、住民基本台帳の閲覧等の請求があつた場合には、当該請求者に対して、当該制度の趣旨について説明し、住民基本台帳の閲覧等の結果について、適正な利用の確保を図るものとする。

2 村長は、偽りその他不正の手段による閲覧や目的外利用を確認した場合は、法第11条の2の措置を講ずることができる。

(請求の方法等)

第5条 住民基本台帳の閲覧等の請求をしようとする者は、所定請求書に請求の理由を記載し、村長に提出しなければならない。ただし、別表1の左欄に掲げる場合は、この限りでない。

2 村長は、前項本文に規定する請求書を受理した場合に必要と認めたときは、当該請求者に対し、疎明資料又は身分証明書等の身分を証する書面の提示を求めるほか、住民基本台帳の閲覧等の結果知り得た資料をその請求の目的以外には利用しない旨の誓約書の提出を求めることができる。

3 第1項ただし書の規定による請求理由の記載を要しない場合の審査の方法は、別表第1の左欄に掲げる者の区分に応じ、同表の右欄に掲げる方法によるものとする。ただし、村長が必要と認めた場合は、この限りでない。

第3章 住民基本台帳の閲覧等の請求の拒否及び中止

(閲覧等の拒否)

第6条 村長は、住民基本台帳の閲覧等の請求があつた場合で、次の各号に該当するときには、当該請求を拒否するものとする。

(1) 他人の名誉き損、差別的事象等につながるおそれがあると認めるとき。

(2) 住民基本台帳事務に関連して執務に支障があるとき。

(3) 天災等により住民基本台帳又は戸籍の附票が亡失又はき損したとき。

(4) 請求者が所定の手数料を納付しないとき。

(5) 多数の者が一時に請求をし競合したとき。

(6) 前各号に掲げるもののほか、住民基本台帳の閲覧等の制度の趣旨を逸脱して、その結果が不当に利用されるおそれがあると認めるとき。

(閲覧の中止等)

第7条 村長は、住民基本台帳及び戸籍の附票の閲覧者が、村長の指示事項に違反する場合又は引き続き閲覧させることが不適当であると認める場合は、閲覧の時期を変更させ、又は閲覧を中止させるものとする。

第4章 閲覧等の方法

(住民基本台帳の閲覧)

第8条 村長は、住民基本台帳の閲覧の請求のあった場合には、原則として住民基本台帳に代えて、その写しを閲覧させるものとする。ただし、住民基本台帳法の一部改正(平成18年11月1日施行)により、閲覧できる場合を別表2に限定する。この場合において、閲覧を請求する者に異議がない限り原則として、住民票記載事項のうち、住所、氏名、生年月日及び男女の別等(以下「特定記載事項」という。)に限定して作成した住民基本台帳の写しを閲覧に供するものとする。

2 村長は、前項後段に規定する特定記載事項に限定した住民基本台帳の写しを作成することができない場合には、同項の規定にかかわらず、原則として特定記載事項に限定した記載欄を設けた所定の閲覧用紙を利用して閲覧させるものとする。

(消除された住民票の閲覧等)

第9条 村長は、消除された住民票及び戸籍の附票の閲覧及び写しの交付(以下「附票の閲覧等」という。)の請求があつた場合は、別表第1の左欄に掲げる場合に該当するほか、別表第3の左欄に掲げる場合に限り、その請求に応じるものとする。この場合において、別表第1中「住民票若しくは戸籍の附票」とあるは、「消除された住民票若しくは消除された戸籍の附票」と読み替えるものとする。

2 前項の規定により除票の閲覧等に応じる場合で、別表第3の左欄各号に掲げる請求であることの確認は、同表の右欄に掲げる方法によるものとする。

(電話による照会)

第10条 村長は、住民基本台帳の閲覧等及び除票の閲覧等に関する電話による照会及び請求には、原則として応じないものとする。ただし、官公吏等からの職務上の照会で急を要するものについては、この限りでない。

第5章 住民票等の記載の内容等

(住民票の記載内容及び記載方法)

第11条 村長は住民票に任意事項として法第7条に規定する事項以外の事項を記入する場合には、特に個人の秘密を侵すおそれがないものについて行うものとする。

2 村長は、住民票に備考として、処理経過を明らかにする事項を記入する場合には、個人の秘密の保護に努めるものとする。

(戸籍の附票の記載内容及び記載方法)

第12条 村長は、戸籍の附票に任意事項として法第17条に規定する事項以外の事項を記入する場合には、前条に準じて行うものとする。

(住民票及び戸籍の附票の改製)

第13条 村長は、住民票又は戸籍の附票の記載内容及び記載方法の改善を図るに当たつては、その改製において実施するものとする。

(公表事項)

第14条 村長は、毎年少なくとも一回、請求に係る住民基本台帳の一部の写しの閲覧(犯罪捜査等の請求に係るものを除く。)の状況について、当該請求をした国又は地方公共団体の機関名称、請求時由の概要その他総務省令で定める事項を公表するものとする。

2 村長は、毎年少なくとも一回、請求に係る住民基本台帳の一部の写しの閲覧(法第11条の2第1項第3号に掲げる活動に係るものを除く。)の状況について、申請者の氏名(申請者が法人の場合にあっては、その名称及び代表者又は管理人の氏名)、利用目的の概要その他総務省令で定める事項を公表するものとする。

(雑則)

第15条 この要綱の実施に関し、必要な事項は、別に定めるものとする。

附 則

この要綱は、昭和57年4月1日から施行する。

附 則(平成14年4月25日要綱第7号)

この要綱は、公布の日から施行する。

附 則(平成18年11月16日要綱第29号)

この要綱は、公布の日から施行し、平成18年11月1日より適用する。

別表1(第5条関係)

請求の理由が不用の場合

審査の方法

(1) 住民票若しくは戸籍の附票に記載されている者若しくは直系血族に該当する者

原則として住民基本台帳の閲覧の請求書に被請求者との続柄を記載させること。

(2) 国若しくは地方公共団体の職員又は別表4に掲げる法人の役員若しくは職員が職務上請求する場合

(3) 弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士又は行政書士が職務上請求する場合

戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第11条の規定の運用の例による。

(4) (1)に掲げる者の委託を受けた者が、委任の旨を証する書面を添付して請求する場合

委任状又は同意書

別表第2

閲覧することができる場合

審査の方法

(1) 国又は地方公共団体の機関が法令で定める事務の遂行のために閲覧する場合

法第11条の規定の運用の例による。

(2) 次に掲げる活動を行うために閲覧することが必要である旨の申出があり、かつ、村長が当該申出を相当と認める場合

①統計調査、世論調査、学術研究、その他の調査研究のうち公益性が高いと認められるものの実施

②公共的な団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち公益性が高いと認められるものの実施

③営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認とし村長が必要と認める場合

法第11条の2の規定の運用の例による。

別表3

除票の閲覧等の請求に応ずる場合

確認の方法

(1) 裁判所その他の官公署に提出する必要がある場合

戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第11条の3の規定の運用の例による。

(2) 除票の閲覧について正当な利害関係がある場合

(3) その他相当の理由があると認める場合

別表4

土地改良区

土地改良区連合

土地改良事業団体連合会

土地区画整理組合

地方住宅供給公社

市街地再開発組合

地方道路公社

日本下水道事業団

土地開発公社

住宅街区整備組合

独立行政法人緑資源機構

独立行政法人中小企業基盤整備機構

独立行政法人雇用・能力開発機構

独立行政法人鉄道建設・運輸施設整備支援機構

独立行政法人水資源機構

独立行政法人空港周辺整備機構

独立行政法人都市再生機構

独立行政法人日本高速道路保有・債務返済機構

住民基本台帳の閲覧等に関する要綱

昭和57年4月1日 訓令第1号

(平成18年11月16日施行)